Viðhaldskerfið er öflugt tölvukerfi á netinu, gert fyrir þá sem koma að viðhaldi húsa á einhvern hátt. Um getur t.d. verið að ræða umsjónarmann fasteigna sveitarfélags, fasteignafélags eða leigufélags.
Kerfið er heildarkerfi sem gerir notandanum tillögu að viðhaldi hússins sem hann er að vinna með og sem hann aðlagar að húsinu.
Í hverjum kafla kerfisins eru leiðbeiningar um það hvernig skuli vinna með þá þætti sem eru í kaflanum og hvar og hvernig þeir eru vistaðir.
Vegna þess að kerfið er á netinu getur notandinn hvenær sem er og hvar sem hann er staddur, flett upp á verkinu og útfært þar það sem að honum snýr.
Kerfið nær til allra þátta venjulegs viðhalds og ekki þarf annað kerfi til að halda utan um gögn viðhaldsins. Þar eru form, eyðublöð og handbækur og þar eru færðar fundargerðir og dagbækur o.s.frv. Markmiðið er að kerfið spari mönnum vinnu og kostnað og svari spurningum þeirra um viðhaldskostnað hússins til lengri og skemmri tíma, á réttu verðlagi hvers tíma.
Með Viðhaldskerfinu er tryggt að ætíð sé unnið með rétt gögn og að allir vinni með sömu gögnin og ekki þurfi að geyma nein gögn í möppum upp í hillum.
UPPBYGGING KERFISINS
Viðhaldskerfið inniheldur þrettán kafla og hver þeirra þrjá til sex undirkafla. Notandi getur veitt völdum aðilum aðgang að kerfinu og ákveðið þá hvort þeir hafi fullan aðgang eða lesaðgang.
Viðhaldskerfið leiðir notandann í gegnum ferlið, skref fyrir skref og lætur hann vita hvað hann þarf að hafa í huga og hvað hann eigi að gera á þeim stað þar sem hann er staddur í kerfinu hverju sinni. Leiðbeiningar þessar eru í öllum köflum kerfisins
Í Viðhaldskerfinu má vinna með gögn af mismunandi gerðum, færa inn texta, myndir, PDF skjöl og önnur tölvutæk gögn. Þannig getur notandinn unnið með og vistað gögn sem unnin eru í Viðhaldskerfinu sjálfu og jafnframt notað utanaðkomandi gögn og vistað þau í Viðhaldskerfinu.
Sem dæmi um vinnslu í viðhaldskerfinu má nefna langtímaviðhaldsáætlanir til allt að 80 ára frá því að húsið er tekið í notkun sem sýnir áætlað viðhald hvers árs. Ársáætlanir sem eru byggðar á þessum langtímaáætlunum og eru unnar nákvæmar eftir þörfum og stakar viðhaldsáætlanir sem eru unnar út frá ástandsskoðun fasteignarinnar.
Sem dæmi um form í Viðhaldskerfinu má nefna form fyrir skráningu upplýsinga um áður unnin viðhaldsverk og sem dæmi um eyðublöð má nefna gátlista til að skrá ástand hússins við ástandsskoðun, bæði utan- og innanhúss, form fyrir skráningu fundargerða, dagbóka oþh.
Auk þeirra þátta sem koma fram í köflum kerfisins, inniheldur Viðhaldskerfið hjálparsíður kerfisins til stillinga í kerfinu svo sem til að setja inn lógó notandans, opna fyrir aðgang hans og annarra að kerfinu og raða verkum á verkefnasstjóra o.fl.
VIÐHALD ALLRA FASTEIGNA SKRÁÐRA Í VIÐHALDSKERFINU
Í Viðhaldskerfið eru skráðar allar þær fasteignir sem umsjónarmaður viðhaldsmálanna sér um og þar er fylgst með heildarviðhaldi þeirra allra.
Hver fasteign sem þar er skráð fær þar sína sjálfstæðu skráningu, langtímaviðhaldsáætlun, ársáætlanir og aðrar stakar viðhaldsáætlanir. Þessum upplýsingum safnar kerfið saman í yfirlit þannig að sá sem á og rekur margar eignir fær sjálfkrafa yfirlit yfir áætlað árlegt viðhald hvers þeirra og þeirra allra næstu 20 árin.
ÁVINNINGURINN
- Einfalt að vinna með. Sjálfvirk tillaga að viðhaldsáætlun.
- Mikill vinnusparnaður. Tillagan aðlöguð að húsinu og gildir síðan 80 ár.
- Með tillögunni aukast líkurnar á að ekkert gleymist.
- Rétt viðhaldsáætlun. Byggir á reynslutölum um viðhaldþætti, magn þeirra og líftíma og einingarverðum í byggingarverðskrá Hannarrs.
- Réttur kostnaður á hverjum tíma. Áætlunin má uppfæra hvenær sem er til verðlags þess tíma.
- Rétt viðhald bygginga. Staðlaður líftími byggingaþátta kemur í veg fyrir ótímabært viðhald, en tryggir jafnframt að viðhaldi sé sinnt eðlilega.
- Notandinn tekur viðhaldsákvaraðanir. Öllum áður nefndum viðhaldsþáttunum, magni, verði og líftíma getur notandinn breytt telji hann ástæðu til þess.
- Kemur í veg fyrir tjón vegna viðhaldsmistaka. Föst regla á ástandsskoðun og mati á viðhaldsþörf kemur í veg fyrir tjón vegna skorts á viðhaldi, rakaskemmdum og sveppamyndun.
- Eftirlit með tíðni og kostnaði viðhalds. Upplýsingar um áður framkvæmt viðhald hússins er vistað í Húsbókinni, hvað var gert og hvenær og hvað það kostaði, hvaða efni var notað, hver vann verkið og hvernig verktakinn stóð sig o.s.frv.