BYGG-KERFIÐ

Þessi kafli, Samningar, inniheldur þau gögn sem þarf til að undirbúa og gera samninga um framkvæmd verksins.  Hér eru t.d. gögn sem þarf til að bjóða út verk, útboðsform, verklýsingar, magntölur og teikningar, form og eyðublöð sem á þarf að halda, verkáætlanir, gæðakeri verktaka, öryggishandbækur o.fl.

Samningskaflinn skiptist í ellefu kafla, sem eru:

2.1 Útboðs- og verkskilmálar
2.2 Verklýsingar
2.3 Magntölur
2.4 Teikningar og önnur hönnunargögn
2.5 Vottanir, prófanir, efnislýsingar og ábyrgðarskírteini
2.6 Verkáætlun
2.7 Verksamningar
2.8 Verktrygging
2.9 Gæðakerfi verktaka
2.10 Öryggishandbókin
2.11 Annað

Hver þessara kafla inniheldur undirkafla sem eru mismargir.  Hér verða þeir taldir upp og gerð grein fyrir innihaldi hvers þeirra og notkun.

2.1 Útboðs- og verkskilmálar:

Þessi kafli inniheldur:

    - Leiðbeiningar fyrir gerð útboðs- og verkskilmála
    - Staðlaða útboðs- og verkskilmála (minni vwek)
    - Staðlaða útboðs- og verkskilmála
    - Gögn, autt form fyrir vistun gagna sem tilheyra kaflanum

Útboðs- og verkskilmálar þessir eru til hagræðingar fyrir notendur BYGG-kerfisins þegar þeir bjóða út eða semja um verk.  Notandinn fær tillögu að verkskilmálum og hefðbundnu formi útboðs- og verkskilmálannna, sem hann getur notað óbreytta að öðru leyti en að fylla í þá reiti sem til þess eru gerðir.  Einnig getur hann breytt skilmálunum sjálfum.  Þannig setur hann upp útboðs- og verkskilmála fyrir það verk sem um ræðir, hvort sem hann ætlar að bjóða verkið út eða semja um það án útboðs. Um er að ræða staðlað form og breytingar frá því eru oftast litlar.  Þegar endanlegir útboðs- og verkskilmálar liggja fyrir, þá eru þeir vistaðir á svæðinu Gögn í PDF-formi og verður þeim þá ekki breytt eftir það.

Ef notandinn vill nota utanaðkomandi útboðs- og verkskilmála eða önnur gögn sem tilheyra útboðsliðnum þá vistar hann þau í undirkaflanum Gögn.

Hægt er að velja um tvær útfærslur á Útboðs- og verkskilmálunum, annars vegar miðað við minni verk og hins vegar stærri.  

Útfærslan fyrir minni verk er miðuð við að auðveldara sé fyrir þá sem vilja láta vinna minni verk í nýbyggingum að fá góð tilboð í verkin, traustan samning og vel staðið að verkinu.  Þetta á einnig við um breytingar eða viðhald bygginga.  Of oft er nú farið af stað með illa skilgreind verk og jafnvel með munnlega samninga sem enda með allt annarri niðurstöðu en stefnt var að og erfiða eftirásamninga.

Um er að ræða stytta útgáfu af lengri útboðs- og verkskilmálum þar sem texti er styttur og útskýringar einfaldaðar o.fl.  Einnig er gæðakerfi og öryggiskerfi ekki hluti af gögnunum, en gert ráð fyrir að þeim sé bætt við undir „Önnur gögn“ þar sem það á við.
Þarna er um einföldun að ræða sem vonast er til að nýtist notendum BYGG-kerfisins við útboð minni verka. Þess er gætt að það sem skiptir máli sé eftir sem áður í þessari nýju útgáfu.

Notandinn getur opnað fyrir aðgang að Útboðskaflanum og haft þannig opið fyrir bjóðendur að verkinu að útboðs- og verkskilmálum þegar verk er boðið út og einning fyrir verktaka eftir samning.

Heildar útboðsgögn útbúin í BYGG-kerfinu:

Útboðsgögn eru unnin á ýmsum stöðum í BYGG-kerfinu, hver þáttur í viðkomandi kafla. Þannig eru útboðs- og verkskilmálar unnir í kafla 2.1, gildandi verklýsingar í kafla 2.2 og gildandi magntöluskrá er að finna í kafla 2.3 o.s.frv.

Hægt er að prenta þessi gögn út frá þessum köflum hvert og eitt þeirra eða vista þau sem PDF skjöl og safna þeim síðan saman í eina heild sem útboðsgögnum eða samningsgögnum viðkomandi verks. Til að auðvelda mönnum þessa vinnu þá er í BYGG-kerfinu einnig boðið upp á að safna þessum gögnum saman í heildarútboðs- eða samningsgögn í kafla 2.1 Útboðsgögn. Það má gera þegar gögn þessi eru tilbúin, hvert á sínum stað og er gert með því að velja PDF merkið í hausnum og síðan skipunin „Útboðsgögn – heild“. Þá birtist valmyndin sem sést hér t.h. og er þar boðið upp á að velja inn þau gögn í heildarútboðsgögnin sem venjulega geta komið fyrir í slíkum heildarútboðs- eða samningsgögnum.

Notandinn ákveður hvað af þessu hann velur, en gögnin verða auðvitað að vera til og tilbúin, hvert í sínum kafla og vera í PDF formi.

Í öllum tilvikum nema einu eru gögn viðkomandi liðar valin úr kafla með sama nafni og númeri. Þar af eru öll nema tvö valin úr undirkaflanum Gögn í viðkomandi kafla, nema í tveimur tilvikum.

Þessar þrjár undantekningar eru eftirfarandi:

 2.4 Teikningar
       Gögn sótt í kafla “2.4 Teikninga”

3.8 Verkuppgjörsform
      Gögn sótt í undirkaflann Gögn í kafla “3.8 Verkuppgjör”. Sjá nánari skýringar þar á því hvernig         
     „Verkuppgjörsform án verða“ verður til.

2.11 Myndir og önnur gögn
        Gögn sótt í kafla 2.11 Annað

Í öllum tilvikum nema tveimur er bara hægt að velja eitt skjal við hvert val. Undantekningarnar eru “2.4 Teikningar”, en þær eru oftast margar, ásamt fylgiskjölum og “2.11 Myndir og önnur gögn” þar sem bæta má við myndum og öðrum gögnum sem talin eru æskileg sem hluti útboðsgagna viðkomandi verks.

Eins og sjá má á þessari lýsingu þá er eina krafan til gagnanna sú að þau séu í PDF formi, sem þýðir að hafi einhver þeirra verið unnin utan BYGG-kerfisins má setja þau inn í kerfið á þann stað þar sem ná má í þau við gerð heildarútboðsgagna og er lýst hér á undan og nota þau í staðinn.

• • Leiðbeiningar fyrir gerð verklýsinga
  • Yfirfarnar verklýsingar
  • Gögn, form fyrir vistun verklýsinga og annarra gagna sem tilheyra kaflanum

Verklýsingar þarf að útbúa þegar verk er boðið út og reyndar einnig ef samið er um verk án útboðs.  Verklýsingarnar verða til í kafla 1.3 Nákvæmar kostnaðaráætlanir, tilboð og útboð á þann hátt að þegar valinn er verkþáttur þá tekur hann með sér þá verklýsingu sem tilheyrir og að auki almenna verklýsingu verkþáttanna ef um er að ræða.  Þegar allir verkþættir hafa verið valdir þá eru verklýsingar verksins í heild sendar yfir í þennan kafla nr. 2.2.  Í byrjun eru verklýsingarnar í kafla 1.3 í stöðluðu formi og þær eru það þegar þær eru sendar yfir í kafla 2.2, nema motandi hafi gert á þeim breytingar áður sem hann getur gert.

Valin er skipunin Útbúa/sækja skrá” og þar valið “Vinna með verklýsingar” og síðan “+ Útbúa Word verklýsingar”.  Þar með er búið að stofna verklýsingaskjal í þessum kafla 2.2, þar sem öllum verklýsingum verkþátta verksins hefur verið safnað saman í eitt skjal.  Samtímis opnast þetta skjal fyrir notandanum og getur hann unnið þar þá aðlögun verklýsinganna að sínu verki sem hann þarf og ákveður.  

Notandinn getur nú aðlagað stöðluðu verklýsingarnar að sínu verki sem er mun auðveldara og gera í því formi sem hún er í þá þar sem unnið er með eitt samfellt skjal og að þessi vinna er þarna hliðstæð hefðbundinni vinnu í Word, sem flestir kunna  á.  Hvernig það fer fram er ekki lýst hér nánar af þeim ástæðum.

Verklýsingar þessar eru að lokinni aðlöguninni tilbúnar til notkunar sem yfirfarnar og gildandi verklýsingar verksins.  Til að þær séu tilbúnar til notkunar  sem hluta af útboðsgögnum þess og/eða hluta af samningi við verktaka um framkvæmdina þá er einni útfærslu verklýsinganna bætt við í þessum undirkafla Yfirfarnar verklýsingar sem er:

      2.  Verklýsingar, verktakahlutinn (samningur)

Náð er í þær þannig útfærðar úr kafla kerfisins nr. 2.1 sem viðbót við útboðsgögn verksins eða þær prentaðar beint út.      

Vista má þessi gögn í undirkaflanum Gögn í þessum kafla.

Notandi getur vistað inn utanaðkomandi verklýsingar á svæðið Gögn í þessum kafla, séu þær í tölvutæku formi

2.3 Magntölur:

Þessi liður inniheldur:

• • Leiðbeiningar fyrir gerð magntalna
  • Yfirfarnar magntölur
  • Gögn, form fyrir vistun magntöluskrár og annarra gagna sem tilheyra liðnum

Þegar verk er boðið út fylgir útboðsgögnunum magntöluskrá, sem sýnir alla vakrþætti sem koma fyrir í verkinu og magn hvers þeirra.  Bjóðandi fær magntöluskrána án einingarverða og setur þar inn þau verð sem hann er tilbúinn að vinna verkþáttinn fyrir.  Þegar fyrir liggur hvaða einingaverð skulu gilda fyrir verkið, hvort sem það hefur verið boðið út eða ekki, þá eru þau skráð inn í magntöluskrána og þannig verður hún hluti af samningi verkkaupa og verktaka um framkvæmd verksins. Flokkun á verkþáttum skal vera í samræmi við verklýsingar verksins og í verklýsingunum skal koma fram hvernig magntölur eru reiknaðar í hverju tilviki.


Hvernig unnið er með yfirfarnar magntölur
Magntöluskrá verka er unnin í kafla 1.3 eins og þar er lýst.  Þegar endanleg magntöluskrá liggur þar fyrir í því verki sem verið er að vinna með og búið er að ákveða að sú magntöluskrá verði gildandi magntöluskrá þá er hún merkta þar með skipuninni "Merkt sem útboðsgagn".  Það er gert með því að velja valhnappinn "Aðgerðir" og þar  skipunina "Merkt sem útboðsgagn".  Þá er hún aðgengileg í þessum kafla nr. 2.3 sem gildandi magntöluskrá fyrir verkið og sýnir áætlunina í heild, bæði það sem snýr að veæntanlegum verktaka við framkvæmdina og það sem snýr að öðrum útgjöldum verkkaupa vegna verksins.  

Þessi magntöluskrá er þá tilbúin til notkunar og má nota sem hluti af útboðsgögnum verksins og/eða hluti af verksamningi verksins við verktaka.  Einnig er hún tilbúin sem gagn í verkuppgjörum verksins, við verkáætlunargerð ofl.  En til þess að magntöluskráin sé tilbúin að gegna þessum hlutverkum þá þarf að skipta henni upp og forma hana nánar. 

Í þessum undirkafla  Yfirfarnar magntölur má auk Kostnaðaráætlunarinnar í heild bæta við þremur viðbótar útfærslum magntöluskrárinnar með því að velja skipanirnar  um það (verða þá alls fjórar)  Þær sem bæta má við eru:

1. Kostnaðaráætlun, verktakahlutinn (Samningur)
2. Útboðsform, verktakahlutinn
3. Kostnaður yfir vinnu verktakahlutans   

1. Kostnaðaráætlun verktakahlutans sýnir þann hluta framkvæmdanna sem verður líklega boðið út og/eða samið um við verktaka.  Niðurstaða hennar sýnir hvort tilboð sem fengin eru í verkið séu eðlileg eða ekki og hvort frávik séu það mikil að ekki sé rétt að semja á þeim grundvelli.  Eftir að þessari áætlun hefur verið breytt í til samræmis við þann samning sem gerður hefur verið um verkið er hún orðin að hluta gildandi verksamningsins.  Jafnframt er hún þá orðin gagn sem sótt er sem samningur yfir í kafla 3.8 Verkuppgjör þar sem verkuppgjör verksins er reiknað.

2. Útboðsform verktakahlutans er magntöluskráin án einingarverða og er það gagn í útboði þar sem verktakinn fyllir út sitt tilboð.  Þetta form er hluti útboðsgagna og er hægt að ná í með skipun úr kafla 2.1 þar sem útboðsgögn eru útbúin.

3. Kostnaðaráætlun yfir vinnu verktakahlutans er grunnur verkáætlunar verksins og má nota sem gagn við útreikning á tímaþörf verkþátta verksins (Upphæð deilt með útseldum tímataxta).    

Ástæðan fyrir því að þessi fjögur form eru búin til er sú að gögn þessi nýtast í framhaldinu hvert með sínum hætti eins og hér hefur verið farið yfir.  Þau spara með þessu fyrirkomulagi mikla vinnu notandans sem annars þyrfti að færa inn sömu upplýsingarnar á fleiri stöðum við sína vinnu og koma um leið í veg fyrir villur sem fylgja slíkri endurtekinni innfærslu. 

Magntöluskrána má einnig prenta beint út á þessum stað og sama gildir um útboðsformið og áætlun vinnunnar.  Val um að prenta kostnaðaráætlunina út með sundurliðun í efni vinnu og annað, eða ekki og einnig að prenta eingögnu út vinnuþáttinn, en það er gert ef reikna þarf út virðisaukaskattinn á vinnu á byggingarstað t.d. vegna endurgreiðslu á honum.

Við útprentunina er valin skipunin “Sækja skrá” og valið þar á milli þess að sækja kostnaðaráætlunina í PDF-formi og prenta hana þannig út eða í Excel-formi.  

Vista má þessi gögn í undirkaflanum Gögn í þessum kafla.


Almennt
Flokkun á magntölum skal vera sú sama og er í verklýsingum verksins. 

Sé stuðst við flokkun Byggingarlykils Hannarrs þá er flokkunin eftirfarandi:

1. 1. Almennt
   2. Jarðvinna
   3. Burðarvirki
   4. Lagnir
   5. Raforkuvirki
   6. Frágangur innanhúss
   7. Frágangur utanhúss
   8. Frágangur lóðar

Hverjum flokki er síðan skipt niður í kafla og einingar.

Skilgreina má magn á eftirfarandi hátt:

Hannað magn: Magn sem mælt er innan þeirra marka, sem sýnd eru á uppdráttum eða sem hönnunargögn mæla á annan hátt fyrir um.
Notað magn: Magn, sem notað er til að fullgera viðkomandi verk.
Óhreyft efni: Efni áður en það er losað eða því komið fyrir á flutningstæki.
Frágengið efni: Efni eftir að því hefur verið komið fyrir í samræmi við kröfur verklýsingarinnar.
Hvað af þessu magni er grundvöllur magntalna einstakara verkþátta í verkinu, t.d. grundvöllur reikningsgerðar verkþáttarins, skal koma fram í verklýsingu verkþáttarins.
Einingar

Mælieining sú sem notuð er sem grundvöllur reikningsgerðar verkþáttarins, skal koma fram í magntölulið verkþáttarins. Hér getur t.d. verið um að ræða m, m2, m3, stk, kg, heild o.sfrv.

Uppgjör

Greiða skal fyrir einstaka verkliði eins og fram kemur í magntöluskrá. Einingarverð margfölduð með magni, eða föst verð, skulu vera full greiðsla vegna viðkomandi verkliðar.   Ef ekki annað er tekið fram í verklýsingu, þá gildir sú regla, að komi í ljós við lok verksins, að magn einhvers liðar sé meira eða minna en það sem magntöluskrá gerði ráð fyrir og annaðhvort verkkaupi eða verktaki hafa gert við það athugasemd, þá skal endurreikna verkliðinn í samræmi við breytt magn. Einingarverð gildi nema annað sé tekið fram í almennum skilmálum eða sérskilmálum.

Fremst í þessum undirflokki eru leiðbeiningar sem segja til um hvernig algengast er að flokka liði í magnskrá, hvernig magntölur eru ákveðnar, hvaða einingar skuli nota, hvernig magn er mælt o.s.frv.  

 2.4 Teikningar:

Þessi liður inniheldur:

• • Leiðbeiningar fyrir vistun teikninga
  • Teikningaskrá, svæði til vistunar á teiningaskrám og teikningum
  • Gögn, form fyrir vistun annarra gagna sem tilheyra teikningum

Fremst í þessum kafla er undirkafli sem nefnist Leiðbeiningar, sem segja til um hvaða gögn eru í kaflanum og hvernig skuli vinna með þau.  Einnig eru þar tilvitnanir í Mannvirkjalög nr. 160/2010 og Byggingarreglugerð nr. 112/2012, um atriði sem snerta málefni kaflans sérstaklega.   Þar á eftir kemur undirkafli sem nefnist Teikningaskrá og eru þar skráðir allir flokkar teikninga og vistaðar allar samningsteikningar hússins, hver innan síns flokks. Hverja teikningu má skoða á þessu svæði, með því að klikka á nafn hennar og þeim má eyða, taka inn nýjar teikningar, prenta þær út o.s.frv.  Í þessum kafla, nr. 2.4. Teikningar, skulu eingöngu vistaðar samningsteikningar, það eru þær teikningar sem sýna útfærslu framkvæmdarinnar við samning.  

Teikningar sem sýna breytingar á verkinu eftir það skal vista í kafla nr. 3.3. Breyttar teikningar.   Ástæðan fyrir því að teikningar eru hafðar á svæði 2, samningssvæðinu. en ekki á svæði 1 undirbúningssvæðinu, er að samningsteikningar þurfa að vera aðgengilegar öllum þeim sem bjóða í verkið og/eða semja um framkvæmd þess.  Einnig þurfa þær að vera aðgengilegar þeim sem vinna síðan að framkvæmdunum.  Svæði 1. og þar með teikningar í vinnslu, er að jafnaði lokað öðrum en eigandanum, hönnuðum og hönnunarstjóra. Oft þarf t.d. að fletta upp á gildandi samningsgögnum og er þá brýnt að þau séu aðgengileg.

Í Mannvirkjalögum nr. 160/2010 er mælt fyrir um að hönnunarstjóri skuli vera á verkinu og að hann skuli hafa yfirumsjón með hönnunargögnum.  Hann þarf því að hafa aðgang að þessum þremur köflum sem innihalda teikningar.  Sjá einnig gr. 4.1.2. í byggingarreglugerð.  Algengast er að færa hér inn teikningar og önnur gögn sem PDF-skjöl, en einnig má afrita inn myndir og texta.

 2.5 Vottanir, prófanir, efnislýsingar og ábyrgðarskírteini:

Þessi liður inniheldur:

• • Leiðbeiningar fyrir vottanir, prófanir, efnislýsingar og ábyrgðarskírteini
  • Vottanir, prófanir, efnislýsingar og ábyrgðarskírteini, form fyrir vistun gagna, flokkuð í þessa fjóra flokka
  • Gögn, form fyrir vistun annarra gagna sem tilheyra kaflanum

Fremst í þessum kafla eru leiðbeiningar sem segja til um hvaða gögn eru í kaflanum og hvernig skuli vinna með þau, ásamt tilvitnunum í Mannvirkjalög nr. 160/2010 og Byggingarreglugerð nr. 112/2012 um atriði sem snerta málefni þessa kafla sérstaklega.   Í þessum kafla eru vistaðar vottanir þær sem leggja þarf fram vegna byggingarinnar, prófanir, efnislýsingar og ábyrgðarskírteini, flokkað í þessa fjóra flokka.   Framangreind lög og byggingarreglugerð segja til um hvenær þörf er á vottunum og hvernig skuli standa að þeim, á meðan kröfur um prófanir, efnislýsingar og ábyrgðarskírteini koma oftast fram í útboði eða í samningi.  Í leiðbeiningunum er úrdráttur úr framangreindum lögum, þar sem fjallað er um vottun og kröfur til efnislýsingar á byggingarvörum og sett fram dæmi um hvernig skuli standa að því að fá slíkar vottanir, ef þær liggja ekki fyrir.

Einnig er þar vísað í gögn Nýsköpunarmiðstöðvar, en sú stofnun sér um vottanir byggingarefnis og byggingahluta hér á landi. Þau má finna á heimasíðu stofnunarinnar. Algengast er að afrita og færa hér inn gögn sem PDF-skjöl, en einnig má afrita myndir og texta. Þessum skjölum má eyða hvenær sem er, sé þess óskað. Gögn þessi má prenta út eftir þörfum.

2.6 Verkáætlun:

Þessi liður inniheldur:

• Leiðbeiningar fyrir gerð verkáætlunar
• Verkáætlunarkerfi, sérhannað fyrir BYGG-kerfið
• Verkáætlunarkerfi í excelformi til að vinna verkáætlanir og í Gannt formi, auk þess sem þar er hjálpartæki til að reikna verktíma einstakra verkþátta
• Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra kaflanum

Hér er að finna þrennskonar form til að nota við gerð verkáætlana, sérhannað form fyrir BYGG-kerfið með sömu flokkun verkþátta og er í byggingarverðskrá Hannarrs og einnig tvennskonar verkáætlanakerfi í Excelformi.

Verkáætlunarkerfi – Sérhannað fyrir BYGG-kerfið – Leiðbeiningar

⃝ Nýja áætlun (tóma)
⃝ Afrits af eldri verkáætlun
⃝ Út frá staðlaðri áætlun

NÝ ÁÆTLUN – BYRJAÐ Á TÓMRI ÁÆTLUN

Hakað er við “Ný áætlun (tóm) og áætluninni er gefið heiti og valið „Staðfest“.

Þá er orðin til verkáætlun fyrir húsið með þessu heiti en án allra verkþátta.

Merkt er við að um sé að ræða Upphaflega verkáætlun og færð inn dagsetning.  Lýsing er á því hvernig eldri áætlun er endurskoðuð, hér á eftir. 

Til að gera þessa gerð af áætlun þarf notandinn að flokka áætlunina og ákveða (velja) verkþætti í hverjum flokki og hvað skuli vera í hverjum verkþætti.

Með því að velja plúsinn aftan við orðið “Lýkur” þá kemur upp reitur að nafni “Nýr verkáætlunarflokkur” og eru valdir þar flokkar fyrir verkið (einn í einu).  Um er að ræða þá flokkun sem er í byggingarverðskrá Hannarrs og sem er algeng flokkun við byggingarframkvæmdir. 

Við val á flokki verður jafnframt sjálfkrafa til einn verkþáttur í flokknum (Verkþáttur 1.) og þarf að nefna hann og færa inn upplýsingar um hann.  Þær upplýsingar eru færðar inn í reit sem nefnist “Verkþáttur” og er kallaður fram með því að smella á nafn verkþáttarins (Verkþáttur 1.).  

Hér reiknar kerfið út hversu langan tíma verkþátturinn taki og hér færir notandinn inn hvenær hann ákveður að byrja á verkinu.  Reiknaður er annars vegar manntími verksins  og hins vegar fjöldi vinnudaga, þar sem gengið er út frá 8 klst vinnu virka daga.  

Gengið er út frá vinnukostnaði verkþáttarins til að reikna manntímana og deilt í hann með því tímagjaldi sem notað var þegar vinnukostnaður hans var ákveðinn (t.d. við tilboð í verkið).  Þá er fjöldi starfsmanna skráður sem áætlað er að vinni að jafnaði við verkið og sýnir kerfið þá þann fjölda vinnudaga sem áætað er að varkið taki.  Færð er inn sú dagsetning sem notandi áætlar að verkið muni hefjast og sýnir kerfið þá hvenær því muni ljúka ef það er unnið án hléa samkvæmt þessum upplýsingum.   Að lokum eru þessar færslur vistaðar, en þeim getur notandi breytt síðan að vild telji hann ástæðu til þess.

Fleira er boðið þarna upp á sem flest er auðskiljanlegt út frá þeim texta sem lesa má. 

Síðan er bætt við verkþáttum  með því að velja plúsinn aftan við nafnið á þeim flokki þar sem verkþátturinn á að vera og færðar inn upplýsingar um hann á sama hátt og hér var lýst. 

Eftir að þetta hefur verið gert við alla verkþættina er verkáætlunin tilbúin og þá er hægt að sjá í grafíska hluta skjámyndarinnar yfirlit yfir verkþættina, hvenær hver þeirra hefst og honum lýkur samkvæmt verkáætluninni og hvenær verkinu lýkur í heild.

Hægt er skoða áætlunina í dögum, vikum, mánuðum eða árum.

STÖÐLUÐ VERKÁÆTLUN

Ætli notandinn að búa til verkáætlun fyrir hús sem er á listanum yfir stöðluðu verkáætlanirnar, þá er fljótlegast að velja eina af þeim. Hann stofnar „Nýja áætlun“ færir inn heiti á henni og brúttóstærð hússins í m2.Valið er og fært inn.

1. Valin er stöðluð áætlun, ef til er slík áætlun fyrir hús af þeirri gerð sem við erum að vinna með.
2. Fært er inn nafn á nýju áætluninni
3. Færð er brúttóstærð hússins sem unnið er með í m2

Ný verkáætlun hefur nú orðið til sem er eins og módelið sem afritað var en af þeirri stærð húss sem notandinn tiltók.Verkáætlunin sýnir Flokka áætlunarinnar (Almennt, Jarðvinna o.s.frv.) og verkþætti hvers flokkst í samræmi við stöðluðu uppsetningu verkáætlunarinnar. Hver verkþáttur hefur þar nafn sem segir hvað í honum felst og áætlaðan verktími í manntímum.

Hægra megin á skjánum er áætlunin sýnd grafiskt þ.e. með línum yfir tímabil. Þessar línur raðast upp fremst í áætlunina og sýnir tímalengd miðað við að einn maður vinni verkið (manntími).

Til að klára áætlunina þarf notandinn nú að gera eftirfarandi:

1. Notandinn kallar nú fram skráningarreit verkþáttanna með því að tvísmella á línu hans
2. Hann færir þar inn fjölda starfsmanna sem hann áætlar að vinni við verkþáttinn að meðaltali
3. Lengd verkþáttanna tekur þá miða af fjölda starfsmannanna bæði í dálknum Lýkur og í grafiska hluta áætlunarinnar
4. Notandinn skráir þá dagsetningu sem hann áætlar að byrjað verði á verkþættinum.
5. Verkþættirnir raða sér niður í grafiska hlutann í samræmi við þessa dagsetningu
6. Kerfið reiknar þá út og birtir þá dagsetningu sem verkiþættinum getur fyrst lokið.
7. Gengið er út frá 8 klst. vinnudegi og fríi um helgar.

Hér skráðir tveir liði þ.e. fjölda starfsmanna og upphafsdagsetning verkþáttanna, hitt reiknar kerfið út. Þetta gerir hann við alla verkþættina og er þar með kominn með verkáætlun fyrir allt verkið, út frá völdu stöðluðu módeli og stærð hússins. Ef notandinn telur að nægilegri nákvæmni sé náð á þennan hátt með stöðluðu verkáætluninni þá er framhaldið eftirfarandi:

Ávinningurinn:

1. Staðlaðar verkáætlanir er til fyrir 22 mismunandi gerðir húsa þar sem notandinn fær í hendur tillögu að verkþáttum.
2. Staðlaðar verkáætlanir gera tillögu að skiptingu verkþátta verksins og sparar þannig tíma við að átta sig á skiptingu verksins í verkþætti.
3. Staðlaðar verkáætlanir gera tillögu að tíma hvers verkþáttar og sparar þannig tíma við að átta sig á tíma þeirra.
4. Staðlaðar verkáætlanir spara mikla vinnu við að stofna alla Flokka og verkþætti og færa þá inn í verkáætlunarkerfið.

1. Staðlaðar verkáætlanir auka líkurnar á að munað sé eftir öllum verkþáttum áætlunarinnar.

Verkáætlunarkerfið býður upp á að setja inn bundnu leiðina (CPM) í verkáætlanir. Hún gefur góða yfirsýn yfir það hverju þarf að vera lokið til að geta byrjað á næsta verkþætti.

Þó að þetta megi lesa út úr þeirri grafisku mynd sem er í verkáætlunarkerfinu þá auðveldar notkun bundnu leiðarinnar að sjá hvað þarf að gera næst, ekki bara hvaða verkþætti þarf að vera lokið, heldur hvaða verkþáttum.
Bundna leiðin sýnir jafnframt þá verkþætti sem skipta mestu máli við að koma verki sem sýnir frávik aftur á réttan tíma.

Við skulum nú skoða hvernig þetta er gert með stuttu dæmi.

Við hugsum okkur að við ætlum að byggja hús og erum búin að láta hanna húsið að mestu og getum byrja á framkvæmdunum það fysta sem við gerum er væntanlega að grafa fyrir húsinu.

Eins og sést á þessari lýsingu er einfalt að sýna bundnu leiðina í áætluninni sem stuðlar að því að hugað sé að þeim þáttum sem verið er að áætla og að verkið verði unnið á sem hagkvæmasta máta og áætlunin rétt. Einnig auðveldar það vinnu eftirlitsaðila við að fylgjast með framgangi verksins og grípa inn í ef framvinda þess er að sýna frávik.

Að ná í afrit af fyrri verkáætlun (samningsáætlun):

1. Velja skipunina "Ný áætlun"
2. Haka við "Afrita áætlun"
3. Velja áætlun til að afrita í flettiglugga
4. Færa inn "Nýtt heiti/Lýsing" á endurskoðaðri áætlun
5. Velja skipunina "Staðfesta"

_________________________________________________

Verkáætlunarkerfi í Excel – Leiðbeiningar

Þessar dagsetningar eru sýndar grafískt í dálki 10+ sem sýnir glöggt hvernig verkhlutirnir raðast niður á hann.

ENDURSKOÐUÐ ÁÆTLUN

Verkáætlanir verður að yfirfara og jafnvel endurskoða reglulega á framkvæmdatíma. Þær eru þannig mikilvægt hjálpartæki við að gæta þess að verktími og kostnaður fari ekki úr böndum. Gildar ástæður fyrir breytingum á verkáætlunum getur verið að verkkaupi breyti einhverju í verkinu, magn hafi verið ranglega reiknað í upphafi o.fl.

Slíkar viðurkenndar og samþykktar ástæður breyta tímaþörf verkþátta ef þær fara yfir mörk sem fram koma í samningi og kalla þá á endurskoðun áætlunar.

Endurskoðun á einum verkþætti getur haft áhrif á tíma annarra verkþátta og jafnvel mjög slæm áhrif t.d. ef þeir sem vinna þá verkþætti eru ekki tiltækir á breyttum tíma. Þetta hefur verið mjög algengt í verkum á Íslandi eins og þekkt er og algengast m.a. hjá opinberum aðilum að verk fari fullkomlega úr böndum. Eitt af því sem getur hjálpað til við að verk sé unnið á umsömdum tíma og kosti eins og samningar segja til um er að gera vandaða verkáætlun í upphafi og fylgja henni síðan eftir við framkvæmdina með reglulegri endurskoðun. Þetta er töluverð vinna, en sú vinna margborgar sig.

Verkáætlunarkerfi, Gantt Chart – Leiðbeiningar

Verkáætlunarkerfi þetta er Gantt-kerfi í Excel og má flokka það sem einfalt áætlunarkerfi, en þó með töluverðum möguleikum sem notendur geta nýtt sér, ef þeir eru tilbúnir að læra á þá.

Verkáætlun sýnir framgang verksins eins og verktaki áætlar hann í upphafi. Verkáætlunin er síðan endurskoðuð reglulega á meðan á framkvæmdum stendur. Við það skal hafa í huga að samþykktri verkáætlun má ekki breyta, nema til komi samþykki beggja aðila. Einnig að breytingar á henni hafa oftast í för með sér nýjar ákvarðanir um annað sem snertir verkið, svo sem mönnun, tímasetningu, efnisöflunar o.þ.h. Með verkáætluninni skal leggja fram yfirlit yfir áætlaðan fjölda starfsmanna við verkið á hverjum tíma.

Undir sama lið Í kerfinu er reiknivél sem nefnd er Verkáætlun – verktímareiknivél og er hún hjálpartæki til að reikna lágmarksverktíma verkþátta miðað við mismunandi forsednur, svo sem mönnun, vinnutíma o.þ.h.  Undirverktakar í verkinu skulu samþykkja sinn hluta áætlunarinnar með undirritun sinni.

Grunnforsendur verkáætlunar eru sá tími sem tekur að framkvæma hvern verkþátt og sú röð sem vinna má verkþættina. Tíminn ákvarðast annars vegar af því hversu mikil vinna liggur í verkþættinum og hins vegar hversu margir vinna að honum.  Röð verkþáttanna ákvarðast af því hvað þarf að vera búið að framkvæma, áður en sá verkþáttur getur hafist sem verið er að fjalla um hverju sinni.   Suma verkþætti má vinna í samfellu og klára þá eftir að byrjað er á þeim, en flesta verkþætti þarf að vinna í fleiri áföngum og þarf þá að líta til þess hverju þarf að vera lokið til að hver áfangi getur hafist.

Verkáætlun er unnin á eftirfarandi hátt í því kerfi sem sett hefur verið upp í BYGG-kerfinu:

Mælt er með að sundurliða áætlunina á sama hátt og gert er í þeirri magnská sem gildir fyrir verkið og nota sömu höfuðliði, kafla og verkliði, bæði númer og texta. Sú sundurliðun auðveldar áætlunargerðina, auðveldar mönnum að vinna hana og meta út frá því verki sem verið er að vinna í hverju tilviki. Sá sem vinnur áætlunina getur þá annaðhvort stuðst við sína reynslu af því hvað verk taka langan tíma, eða leitað í gögn sem gefa upp verktíma. Þetta má t.d. gera með hjálp Byggingalykils Hannarrs en þar er gefið upp einingarverð og vinnuhlutfall verka. Það má nýta sér til að setja inn í áðurnefnda verktímareiknivél og reikna lágmarksverktíma út frá þeim gögnum og örðum forsendum sem sett eru inn í reiknivélina.

Áætlunin er síðan unnin á eftirfarandi hátt miðað við það áætlunarkerfi sem er í BYGG-kerfinu:

Boðið er upp á að nota áætlunarkerfi þar sem eingögnu er búið að setja upp tvo höfuðliði og skiptingu þeirra í kafla og undirliði (magntöluliði), eða að nota sýnishorn sem sett hefur verið upp með fleiri liðum. Reiknað er með að það sé auðveldara fyrir notendur að velja síðari aðferðina, sérstaklega í upphafi notkunar á áætlunarkerfinu.

Í hausinn er fært nafn verksins, hvenær það hefst og dagsetning viðkomandi dags, sem kemur einnig fram sem rautt strik í áætluninni. Einnig hver gerir áætlunina og hvaða vikudagur er fyrsti dagur vikunnar í áætluninni. (Sumt af textanum í hausnum er á ensku og er í læstum reitum). Þeir staðir í hausnum sem færa skal inn framangreindar upplýsingar eru með ljósgrænum lit.

Lóðréttir dálkar áætlunarinnar eru læstir þannig að þeim verður ekki fjölgað eða fækkað. Yfirskrift dálkanna segir til um innihald þeirra. Eftir að búið er að setja inn þá liði sem áætlunin á að innihalda og lýst er hér á eftir, þá er aðallega (eingöngu) unnið með grænu dálkana tvo, þ.e. hvenær áætlað er að verkliðurinn hefjist og hvað áætlað er að hann taki marga daga. Til hægri í töflunni birtast línur (dálkar) sem sýna grafiskt það tímabil sem áætlað er að verkliðurinn taki, kaflinn allur eða höfuðliðurinn, eftir því sem við á. Hér gildir að setja upphafsdaginn réttan, en ákvörðun um hann byggist m.a. á þekkingu þess sem gerir áætlunina, fjölda starfsmanna við verkið og hvort það er bundið því að einhverju öðru verki sé lokið. Nota má hjálparsíðu þá sem er áætlunarkafla BYGG-kerfisins nr. 2.6, til að reikna lágmarkstíma einstakra verka, en hún er í Excel-formi, eins og áætlunarkerfið sjálft.

Láréttu línurnar sýna höfuðliði, kafla og magntöluliði. Númer liðanna segir til um hvort um er að ræða höfuðliði (fyrsta þrepið), kafla (annað þrepið) eða magntölulið (þriðja og fjórða þrepið). Færa þarf inn heiti allra þessara liða og númer. Þannig getur t.d. höfuðliðurinn fengið númerið 1 og nafnið Jarðvinna. Fyrsti kaflinn undir þeim lið fengið númerið 1.1 og nafnið Gröftur og magntöluliður þess liðar númerið 1.1.2.12 og nafnið Grafa fyrir húsi o.s.frv. Við gerð verkáætlunar er þessum línum fjölgað eða fækkað eftir þörfum. Að bæta við línu er best að gera þannig að tekið er afrit af línu sem er af sömu gerð og sú sem á að bæta við og henni skotið inn á þann stað þar sem ný lína á að vera. Þannig fær notandinn rétta gerð af línu, þ.e. línu með þeim formúlum sem línan á að innihalda. Því næst færir hann inn rétt númer og nafn í línuna. Þegar allir liðir eru komnir inn í áætlunina eins og lýst er hér á undan, þarf að fara yfir formúlu kaflans í reit F og gæta þess að þar sé beðið um summu allra magntöluliða kaflans. Dæmi um útlit: =SUM(F33:F37). Að þessu gerðu er hafist handa við áætlunargerðina sjálfa.

Áætlunargerðin: Unnið er með þá tvo dálka við sjálfa áætlunargerðina, þar sem finna má reiti með grænum lit í töflunni. Í grænu reitina í fyrri dálknum er færð inn sú dagsetning sem sýnir hvenær áætlað er verkið hefjist og í grænu reitina í síðari dálknum skal færa þann heildartíma í dögum sem áætlað er að verkið taki. Þessir grænu reitir eiga við magntöluliði eingögnu. Skipta má magntöluliðum niður á fleiri línur og er oft eðlilegt að gera það. Ljósbrúnu reitirnir sýna tíma frá upphafi til loka þeirra verka sem eru í höfuðliðnum eða kaflanum, eftir því sem við á. Þeir innihalda formúlur og til að þeir sýni örugglega rétt tímabil þarf að passa upp á að formúlan nái til réttu verkanna. Formúlan gæti t.d. litið þannig út =MAX(E55:E65)-D54+1 og sýnir reiturinn þá tímabilið sem kemur fram í linum 55 til 65 í áætluninni. Ef verkið í línum 66 til 70 eiga að takast með þá skal breyta E65 í E70 (71) í formúlunni. Hægri hluti töflunnar sýnir á grafiskan hátt hvenær hver verkhluti er unninn, út frá því sem fært er inn í grænu dálkana. Þetta auðveldar mjög yfirsýn yfir framgang verksins og hjálpar þeim sem vinnur áætlunina að raða verkunum upp út frá eðlilegum framgangi þeirra, t.d. út frá því hverju þarf að vera lokið þegar viðkomandi verk getur hafist. Kerfið býður upp á ýmsa aðra möguleika en lýst er hér, en vísað í því sambandi í leiðbeiningar sem eru neðan við áætlunartöfluna. Gott er að hafa auðar línur t.d. á milli kafla eins og sýnt er í dæminu, til að hafa áætlunina gleggri til aflestrar. Ef notanda verður á að skemma formúlu í einhverjum reit (eins og örugglega hendir einhverntíma) þá er einfaldast að afrita hana úr hliðstæðum reit í annarri línu.

Gantt kortið í Excel – leiðbeiningar

Lóðréttir dálkar

Dálkur A
                  Hér eru færð inn númer á köflum og einstökum liðum

Dálkur B

Dálkur D
Hér er færð inn sú dagsetning sem höfundur áætlunarinnar metur að byrjað verði á liðnum eða fyrsta liðunum í kaflanum ef um kaflalínu eða höfuðlínu er að ræða. Athuga að reitir þessir eru ljósgrænir á litinn.

                 Dálkur E
                 Hér skal ekki færa neitt inn – liðurinn sýnir hvenær liðnum (verkinu) er lokið út frá upphafsdegi og tímanum sem er áætlaður í verkið.

Dálkur F

Hér er færð inn áætluð tímalengd hvers magntöluliðar, þ.e. áætlarir verkdagar að viðbættum 40% (7/5) vegna helgidaga. Í kaflalínunum og höfuðlínunum kemur fram sá tími sem er áætlaður frá því að fyrsta verkið í kaflanum eða höfuðliðnum hefst og þar til því síðasta lýkur. Í Reitnum er formúla til að sýna þennan tíma. Gæta þarf þessað að hún nái til þeirra liða sem eru í kalfanum, ekki fleiri og ekki færri. Athuga að reitir þessir eru ljósbrúnir á litinn. Til að ganga úr skugga um að formúlan reikni rétt þá er reiturinn valinn og sést þar til hvaða liða útreikningurinn nær. Á sama stað má breyta því. Dæmi um þetta gæti verið að kaflareiturinn F62 eigi að sýna liði í línu 63 til 70 en sýni liði í línu 63 til 65, þá skal breyta formúlunni úr =MAX(E63:E65)-D62+1 í =MAX(E63:E70)-D62+1. Yfirleitt þarf ekki að breyta þessum formúlum, en alltaf skal í lok áætlunar, ganga úr skugga um að þær séu réttar. Í magntölulínurnar skal færa inn þann tíma í dögum sem er áætlað að verkið taki. Hér er reiknað með 40% álagi á virka daga vegna helgidaga (7/5). Athuga að reitir þessir eru ljósgrænir á litinn.

Dálkur G

Þessi uppsetning gerir ekki ráð fyrir að nota þennan dálk á annan hátt en þann að í hann sé í öllum tilvikum færð inn talan 100%. Í dálkana H og þá sem koma þar á eftir skal ekkert færa, þar koma fram tölur sem gantt-kerfið reiknar út frá frá þeim upplýsingum sem færðar hafa verið inn í kerfið og áður eru nefndar. Lengd áætlunarinnar takmarkast við hámarksfjölda dálka sem eru í Excelkerfinu Upphafsdagur ákvarðast af fyrstu dagsetningu sem skráð er í dálk D. Tímabili áætlunarinnar má breyta í heild með því að breyta tölunni í reit K8 (gulur reitur) Sleðinn er notaður til að skoða lengra tímabil en sést á skjánum í einu (láréttu stólpana). Bara er hægt að skoða og prenta 34 vikur (7,5 mánuð) í einu. Rauða línan sýnir þann dag sem færður er inn sem dagsetning dagsins.

Láréttar línur Lína 0 Lína með einu þrepi í nr. er fyrir höfuðliði, taktu afrit af þannig línu til að nota í áætluninna, þá færðu réttu formúlurnar með Lína 0.0 Lína með tveimur þrepum í nr. er fyrir kafla, taktu afrit af þannig línu til að nota í áætluninna, þá færðu réttu formúlurnar með Lína 0.0.0.0 Lína með fjórum þrepum í nr. er fyrir einstaka verkliði, taktu afrit af þannig línu til að nota í áætluninna, þá færðu réttu formúlurnar með Gott er að hafa auðar línur eins og sýnt er hér, til að gera verkáætlunina gleggri og öruggari. .

Annað Í haus er fært inn nafn á verkinu, verktaki, upphafsdagsetning verks og dagsetning þess viðkomandi dags. Á svæði fyrir neðan sjálfa áætlunina er gert ráð fyrir að undirverktakar, eftir því sem við á, samþykki verkáætlunina með undirritun sinni. Einnig er þar svæði til að færa inn helstu vélar og tæki sem áætlað er að nota við verkið. Áætlunarkerfi þetta er byggt á gantt kerfi frá Vertex. Hægt er að ná í fullkomnari kerfi, sjá t.d. Slóðina http://www.smartdraw.com/downloads/. Þegar búið er að færa inn alla verkþætti verksins á þennan hátt þá er komin sundurliðuð áætlun fyrir verktíma verksins. Nú sést hvort áætlunin stenst kröfur eða væntingar og ef svo er ekki, þá má breyta forsendunum, reikna með fleiri eða færri starfsmönnum, lengja eða stytta daglegan vinnutíma eða gera annað sem þarf til að áætlunin verði ásættanleg.

Verkáætlanir skal að jafnaði endurskoða reglulega og ef í ljós kemur þá að áætlunin er ekki að standast á einhvern hátt, þá skal laga hana að raunveruleikanum og nýjum forsendum, en það má ekki gera nema í samráði samningsaðila ef unnið er samkvæmt samningi. Ætíð skal geyma fyrri samþykktar verkáætlanir í BYGG-kerfinu. Verkáætlanir má prenta út að vild.

2.7 Verksamningar:

Þessi liður inniheldur:

Leiðbeiningar fyrir gerð verksamninga 
Verksamningur við verktaka, tillaga 
Verksamningur við byggingastjóra, tillaga 
Verksamningur við eftirlitsaðila, tillaga 
Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra kaflanum

Hér er að finna form til að nota við gerð verksamninga. Verksamningar þessir eru hugsaðir sem hjálpargögn fyrir þá sem þurfa að láta framkvæma eitthvað, og/eða fyrir þá sem taka að sér byggingarframkvæmdir, byggingarstjórn eða eftirlit með byggingarframkvæmdum.   Nota má samningform þessi þannig að samningsaðilar fylla í þær eyður sem eru á samningseyðublöðunum og undirrita síðan samningana, eða að hafa þau til hliðsjónar við gerð eigin verksamninga. Samningunum þarf að fylgja nánari lýsing á því verki sem samið er um, þar sem fram kemur umfang og útfærsla, svo sem magnskrá, verklýsingar, teikningar, verkáætlun og upplýsingar um gæðakerfi, allt eftir því sem við á, svo og önnur gögn sem ákveðið er að skuli vera hluti af viðkomandi verksamningi og nefnd eru í honum.

Í undantekningartilvikum nægir að gera grein fyrir verkinu í texta í 1. grein samningsins, og þá helst ef um mjög smá verk er að ræða. Í 3 grein segir til um verðbætur og eru þær oftast miðaðar við vísitölu byggingakostnaðar. Þegar verðlag er stöðugt og þegar um smáverk er að ræða sem tekur stuttan tíma, getur verið óþarft að semja um sérstakar verðbætur fyrir verk. Við minni verk eru 5 og 6 greinin einnig oft taldar óþarfar, þar sem hætta á tjóni vegna vanefnda verktaka er þá einnig lítil.

Fylgiskjöl með samningi verður að telja upp samviskusamlega, þar sem þau eru hluti samningsins. Notandinn getur breytt þessum staðlaða samningi að vild eða eytt textanum og sett inn sinn eiginn texta. Samninga má setja inn á svæðið Gögn með PDF takka á síðunni, sem er gerður sérstaklega til þess. Einnig getur hann sett hér inn samning í öðrum tölvutækum formum. Samninga má einnig prenta út, t.d. í tvíriti og undirrita af samningsaðilum, ásamt vottum að réttri undirskrift og vista síðan inn á svæðið Gögn. Hægt er að fletta upp á þessum gögnum hvenær sem er og prenta þau út.  Einnig getur sá sem hefur fullan aðgang að kerfinu eytt þeim.

2.8 Verktrygging:

Þessi liður inniheldur:

Leiðbeiningar fyrir gerð verktryggingar 
Verktrygging, eyðublað 
Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra þessum kafla

Hér er að finna form til að nota við gerð verktryggingar. Þetta er oftast hluti af verksamningi milli verkkaupa og verktaka um framkvæmd á þeirra vegum.  Boðið er upp á tvennskonar form, annars vegar form með ritþór þar sem má breyta texta og færa inn texta og tölur og hins vegar wordform þar sem kalla má fram skjalið í wordformi og vinna það þar á sama hátt. Wordformið gefur meiri möguleika til að forma skjalið, en gerir þá kröfu að wordkerfið sé uppsett á tölvu notanda.

Í leiðbeiningum þessa kafla kemur fram hefðbundin lýsing á fyrirkomulagi verktryggingar við framkvæmdir.  Eyðublaðið fyrir verktryggingu má nota með því að fylla út í þá liði sem þarf til að það passi fyrir það verk sem samningurinn nær til, eða hafa það til hliðsjónar við gerð verktryggingar. Notandinn getur einnig breytt þessu eyðublaði að vild eða eytt textanum og sett inn sinn eigin texta.  Einnig getur hann sett inn verktryggingu í PDF formi og setur hana þá undir liðinn Gögn í þessum kafla.  Verktrygginguna má prenta út hvenær sem er, t.d. í tvíriti til undirritunar af samningsaðilum, ásamt vottum að réttri undirskrift.

2.9 Gæðakerfi verktaka:

Þessi liður inniheldur:

Leiðbeiningar fyrir gerð gæðakerfis verktaka 
Gæðakerfi, form og tillaga að gæðakerfi
Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra kaflanum

Gæðastjórnun felst í að tryggja að vörur og þjónusta uppfylli væntingar og kröfur viðskiptavina sem og aðrar kröfur sem gerðar eru, t.d. í lögum og í reglugerðum. Til að tryggja að verkið uppfylli örugglega allar eðlilegar og nauðsynlegar kröfur verkkaupa, þá eru þær tilteknar og lýst í útboðsgögnum. T.d. má nota til þess það gæðakerfi verktaka sem er í BYGG-kerfinu. Þar kemur fram til hvaða þátta gæðakerfið nái og nánar lýst hvernig skuli standa framkvæmd hvers þeirra og skráningu og eftirliti með framkvæmdinni.

Einnig kemur til greina að verktaki leggi fram sitt gæðakerfi sem verkkaupi samþykki, en sú aðferð er með þeim galla að þá liggja gæðakröfur ekki eins vel fyrir á útboðs- eða samningsstigistigi.

Eftir að gæðakerfið hefur verið samþykkt, þá verður það hluti af verksamningi verkkaupa og verktaka.

Margir af þeim liðum sem nefndir eru í gæðakerfinu eru í sérköflum BYGG-kerfisins og er vísað í þá í gæðakerfi verktaka í BYGG-kerfiinu (Flokkur B).

Í gæðakerfi verktaka í BYGG-kerfinu er gerð grein fyrir því hvernig verktakinn skuli standa að verkinu svo sem skráningu á frávikum, móttöku efnis, móttöku og dreifingu gagna o.s.frv. Í kerfinu er lýsing á því hvernig samskipti verktaka skuli vera við verkkaupa, hönnuði og byggingaryfirvöld og hvernig hann skuli standa að skráningum á gögnum og á ákvörðunum sem varða verkið á byggingartímanum. Einnig hvernig hann skuli standa að afhendingu gagna svo sem handbóka í verklok.

Gæðahandbók verktaka

Gæðakerfi verktaka eru annað hvort gæðakerfi fyrirtækis, eða gæðakerfi einstaklings. Verktaki ber ábyrgð á því að starfsmenn hans og undirverktakar vinni samkvæmt gæðakerfinu. Verktaka ber í upphafi verks að afhenda verkkaupa upplýsingar um þá starfsmenn sem vinna undir gæðakerfi hans og um allar breytingar á þvi á meðan á verki stendur.

Gæðakerfið er stofnað undir valinu Gæðakerfi – stofnun og viðhald, eins og fram kom hér á undan. Eins og þar kom fram er gæðahandbókinni skipt upp í Almennan flokk og að auki í flokkana A, B og C.  Almenni flokkurinn inniheldur skýringar á notkun kerfisins og upplýsingar um verktakann svo sem um nafn, kennitölu og réttindi eftir því sem við á.  Flokkar A og B innihalda gæðakerfið sjálft og flokkur C er fyrir samþykktar sérkröfur verkkaupa í einstökum verkum.  Gæðahandbókin er í tveimur þrepum og er fyrra þrepið gæðakerfið sjálft og það síðara skráning á reynslu af framkvæmd þess í hverju verki, á meðan á verki stendur og verður aðallega fjallað um það þrep hér. 

VERK SKRÁÐ Í GÆÐAKERFIÐ

Þeir sem nota BYGG-kerfið fá sjálfkrafa aðgang að þeim gæðakerfum sem eru i því kerfi og er því lýst í notendalýsingunni “Að byrja” hvernig notandinn geti nýtt sér þau til að fá sitt/sín eigið/n gæðakerfi samþykkt af verkkaupa eða verktaka eftir því sem viða á. Það er ekki endurtekið hér en lýst því hvernig notandinn eða verktakinn skráir verk sín í gæðakerfi verktaka.  

Eftir að verk hefur verið stofnað og færðar hafa verið inn grunnupplýsingar verksins í kafla „1.1 Yfirlit yfir verkið“, þá koma grunnupplýsingarnar sjálfkrafa fram í Almenna kafla gæðakerfisins. Á sama stað kemur fram nafn þess sem er skráður fyrir gæðakerfinu (ábyrgðaraðili) og hver er faglegur rétthafi þess. Honum má skipta út á þessum stað fyrir annan, ef um er að ræða fyrirtækiskerfi og hann hefur verið skráður sem valkostur á svæðinu “Gæðakerfi – stofnun og viðhald”.

Að loknu samþykki samningsaðila verður gæðakerfið hluti af samningi þeirra í viðkomandi verki og er verktaka skylt að fara eftir því við framkvæmdirnar.

2. ÞREP – SKRÁNING Á REYNSLU AF GÆÐAKERFINU

Þetta þrep er til að fylgja gæðakerfinu eftir. Þarna er skráð hvernig verktakinn fylgir eftir einstökum þáttum gæðakerfisins, í samræmi við samþykkt gæðakerfi, á meðan á verki stendur. Þarna eru einnig skráðar athugasemdir verkkaupa við þá þætti sem hann telur ástæðu til að gera athugasemdir við og hvernig tekið er á þeim. 

Flett er upp á einstökum þáttum í flokkum A, B og C með því að klikka á nafn þeirra og opnast þá fyrir lýsinguna á gæðakerfinu fyrir þann þátt og reitinn til skráningar fyrir hann.  Við val á öðrum þætti opnast fyrir hann og lokast þá fyrir þann sem opinn var.

Í þrepi 2 er skráð framkvæmd hvers þáttar í samræmi við lýsingu í þrepi 1, athugasemdir við framkvæmdina, ef um er að ræða og skráðar þær úrbætur sem gripið hefur verið til, ásamt með fylgiskjölum og viðbótargögnum. Þau eru ýmist færð inn í kerfið eða vísað á þau í BYGG-kerfinu. 

Munurinn á flokkum A og B er sá, að þáttum sem lýst er og skráðir eru í flokki A koma eingöngu fyrir í gæðakerfinu sjálfu, á meðan þáttum í flokki B er lýst í gæðakerfinu, en jafnframt vísað í gögn sem eru á öðrum stöðum í BYGG-kerfinu. Þau gögn eru kölluð fram með því að veltja tilvísunina. Þetta er gert til að notandinn þurfi ekki að vera með sömu gögnin á fleiri en einum stað í BYGG-kerfinu, sem sparar vinnu og gagnapláss og eykur öryggið í meðferð gagnanna. 

Viðbótargögnum, sem bætast við á verktíma, má bæta inn í hvern þátt gæðakerfisins.  Skráningar þessar og viðbótargögn skulu koma fram í gæðakerfinu í verklok og sýna þannig heildarniðurstöðu gæðakerfinsins í verkinu á þeim tímapunkti.  Skráning þessi fer fram í beinu framhaldi af þrepi 1. í hverjum þætti. 

Bæði gæðakerfið sjálft og eftirfylgni þess (skráning) skulu vera aðgengileg til eftirlits verkkaupa, eða aðila á hans vegum á meðan á verki stendur.

Verkkaupi gerir athugasemdir við eftirfygnina ef hann telur ástæðu til, með hliðsjón af lýsingu í gæðakerfinu í þrepi 1., samningi um verkið, mannvirkjalög nr. 160/210 og byggingarreglugerð nr. 112/2012.  Þessar úttektir geta leitt til ábendinga verkkaupa um að eitthvað sé áfátt, eitthvað þurfi lagfæringar við innan tiltekis tímafrests eða til kröfu um tafarlausar lagfæringar. Ef þá er ekki bætt úr, er það brot verktaka á samningi og er þá brugðist við því í samræmi við það.

Meint vanhöld á að staðið sé við það sem fram kemur í samþykktu gæðakerfi, skal skrá og taka fyrir í síðasta lagi á næsta verkfundi.

Skráning í þrepi 2. er einnig gagn sem má nota ef upp kemur ágreiningur um framkvæmd gæðakerfisins.

Samþykkt gæðakerfi skal vista undir liðnum Gögn í kafla 2.9 Gæðakerfi verktaka.

2.10 Öryggishandbókin:

Þessi liður inniheldur:

Leiðbeiningar um notkun öryggishandbókarinnar
Öryggishandbókin (minni verk), tillaga að öryggishandbók  
Öryggishandbókin (stærri verk), tillaga að öryggishandbók  
Eyðublöð
Fundargerðir
Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra öryggismálum, heilbrigði og umhverfi

Sú lagaskylda er lögð á framkvæmdaraðila (verkkaupa) að gæta að öryggi og heilsu þeirra sem koma að framkvæmdum og einnig að uppfylla kröfur og lög um umhverfisvernd. Til að hafa þau atriði örugglega í lagi þá er eðlilegt að gera þá kröfu að verktaki sá sem samið er við, sé með og vinni samkvæmt öryggishandbók. Það er því tekið fram í útboðsgögnum verksins að svo skuli vera.  

Verkkaupi (Jón) getur nýtt sér þá öryggishandbók sem er í BYGG-kerfinu og vísað í hana, eftir því sem við á, með eða án breytinga.

Verkkaupi fær síðan ráðgjafa sinn til að yfirfara öryggishandbókina þegar verktakinn hefur lagt hana fram og eftir að hún hefur verið samþykkt, þá verður hún hluti af samningi verkkaupa og verktaka.

Verkkaupi vistar samþykkta öryggishandbók verktakans undir liðnum Gögn í PDF-formi í kafla 2.10 Öryggishandbók og fygist síðan með og skráir niður, á verktíma, hvernig hann fylgir gæðakerfinu eftir. Frávik skráir hann í Fundargerðir sem eru í kafla 2.10 Öryggishandbók, eða í kafla 3.5 Fundargerðir í BYGG-kerfinu, eftir því hvort um er að ræða lítið eða stórt verk. Sérstakir fundir eru haldnir um öryggismál séu verkin stór, annars er fjallað um þau á hefðbundnum verkfundum, eins og er tilfellið í þessu verki.

Ef vanhöld verða á að staðið sé við það sem fram kemur í samþykktri öryggishandbók, skal það tekið fyrir í síðasta lagi á næsta fundi. Ef þá er ekki bætt úr, er það brot verktaka á samningi og getur verkkaupi þá brugðist við því.

Í kafla 2.10 Öryggishandbók er m.a. lýsing á öryggishandbókunum, lýsing á hvernig skuli standa að verki til að uppfylla öryggis- heilsu- og umhverfiskröfur og í fundargerðum er síðan skráning á því hvernig verktakinn stendur sig á þeim sviðum á verktímanum, eins og áður er nefnt.

Hægt er að fletta upp á þessum gögnum hvenær sem er og skoða þau, vinna með þau og prenta þau út.

Í öryggishandbókinni er lýsing á því hvernig verktakinn áætlar að standa að verkinu svo sem innra eftirliti, skráningu á frávikum o.s.frv. og þar er lýsing á hvernig verktakinn áætlar samskipti sín við verkkaupa og Vinnueftirlitið og hvernig hann áætlar að standa að skráningum á gögnum og ákvörðunum á byggingartímanum, sem varða öryggis- heilbrigðis- og umhverfismál.

Gert er ráð fyrir að verktaki hafi aðgang að BYGG-kerfi verkkaupa þ.e að þeim köflum sem áður eru nefndir. Aðgangur verktaka að BYGG-kerfinu færir honum aðgang að tveimur mismunandi öryggishandbókum sem eru að finna í kerfinu, fyrir minni og stærri verk. Hann getur nýtt sér aðra hvora þeirra sem eigin öryggishandbók. Einnig getur hann haft þær til hliðsjónar við gerð eigin öryggishandbókar.

Vinna má með öryggiskerfi þetta í þremur þrepum:

Í fyrsta lagi gerir verkkaupinn það með því að gera þannig grein fyrir kröfum sínum.

Í öðru lagi yfirfer verktakinn öryggishandbókina og samþykkir hana eða gerir athugasemdir við hana. Samþykkt öryggishandbók er síðan hluti af samningi verkkaupa og verktaka og er vistuð í kafla 2.10 Öryggishandbók og þar undir liðnum Gögn.

Í þriðja lagi fylgist verkkaupi með á verktíma að öryggishandbókinni sé framfylgt og gerir athugasemdir ef upp koma frávik og bókar þær. Ef frávik eru alvarleg þá skal litið á það sem brot á samningi og meðhöndlast sem slíkt.

2.11 Annað:

Hér er svæði til að halda utan um annað en gert er ráð fyrir undir öðrum köflum hér á undan og sem tilheyrir samningsgerðinni.  Gögn þau sem sett eru hér inn má færa hér inn sem texta, PDF-skjöl eða myndir og prenta síðan út, allt eins og lýst er hér á undan.