Notkunarleiðbeiningar Viðhaldskerfisins

VIÐHALDSKERFI FASTEIGNA

Leiðbeiningar

Upplýsingar um húsið – Leiðbeiningar

Þessi kafli er til að halda utan um upplýsingar um fasteignina og þau kerfi sem eru í fasteigninni og til að halda utan um upplýsingar um rekstur þessara kerfa. Einnig er í kaflanum dagbók umsjónarmanns þar sem haldið er utan um ákvarðanir eigenda varðandi rekstur og viðhald fasteignarinnar og önnur samskipti sem snerta viðhald hennar.

Eftir að notandinn hefur skráð sig inn í kerfið með aðgangsorðum sínum er næsta skrefið að stofna verk í kerfinu, gefa því nafn og haka við að um sé að ræða viðhaldsverk.

GRUNNUPPLÝSINGAR

Á skjáinn kemur þá undirkafli sem er í Kafla 4.1, og nefnist Grunnupplýsingar. Þar eru færðar inn upplýsingar um húsið (verkið) og því gefið verknúmer. Einnig má færa þar inn mynd af húsinu.

Sumar af þessum grunnupplýsingum og myndin, birtast síðan sjálfkrafa á öðrum síðum viðhaldskerfisins. Ýmsar fleiri upplýsingar má færa inn á þessa síðu sem ekki flokkast undir grunnupplýsingar svo sem upplýsingar um hönnuði, verktaka og aðra sem komu að verkinu við byggingu hússins og báru ábyrgð á mismunandi þáttum framkvæmdanna, o.fl.

Ef grunnupplýsingar hafa verið færðar í BYGG-kerfinu þegar húsið var byggt þá birtast þær sjálfkrafa í þessum kafla.

HANDBÓK HÚSSINS OG REKSTRARHANDBÆKUR

Í þessum kafla er einnig að finna handbók hússins, ef hún hefur verið færð í BYGG-kerfinu á byggingartíma hússins sem viðhaldskerfið nær sjálfkrafa í úr BYGG-kerfinu og rekstrarhandbækur ef þær eru þar til. Ef þessar handbækur eru ekki til í BYGG-kerfinu þá má bæta þeim hér við. Einnig er hægt að ná í handbókina og vista hana í undirkaflanum Gögn í þessum kafla. Nota má skipunina „Breyta“ til að fara inn í handbókina til að breyta henni.

DAGBÓK UMSJÓNARMANNS

Form fyrir dagbókarfærslur yfir umfjöllun um viðhaldsmálefni hússins er hér þar sem skráð er viðhaldsþörf þess, skráðar ástandsskoðanir sem gerðar eru, viðhaldsáætlanir, viðhaldsákvarðanir og athugasemdir um viðhaldsmálefni þeirra.

SAMÞYKKTIR HÚSFÉLAGSINS, EIGNASKIPTAYFIRLÝSING HÚSSINS OG YFIRLÝSING VIÐ SÖLU Á SÉREIG Í HÚSINU

Tveir af þessum undirkaflöflum eru til að vista samþykktir húsfélagsins og eignaskiptayfirlýsingu þess. Þar á eftir er form fyrir stjórn húsfélagsins að fylla í upplýsingar við sölu séreigna í húsinu í samræmi við lög nr. 40/2002.

Síðast kemur undirkaflinn er “Gögn”, en þar má halda utan um gögn sem tilheyra þessum kafla, en eru ekki á öðrum stöðum í honum

Forsendur viðhaldsáætlana – Leiðbeiningar

Til að gera viðhaldsáætlun fyrir hús þarf að liggja fyrir hvaða verkþætti byggingarinnar þurfa viðhalds við á líftíma hússins. Viðhaldskerfið fjallar um líftímann í 80 ár frá því að byggingunni var lokið og hún tekin í notkun. Tillögu að þessu getur notandinn einnig sótt sér í viðhaldskerfinu með því að velja staðlaða viðhaldsáætlun og aðlaga hana sínu húsi. er unnið í undirkaflanum “Grunnáætlanir, viðaldsþættir og magn”.

Annað sem þarf að liggja fyrir er hvaða verkþætti sé eðlilegt að vinna samtímis í hverju viðhaldsverki sem fær þá nafnið viðhaldsflokkur (Flokkur nr.). Einnig þarf að liggja fyrir með hvaða millibili skuli vinna hvern þessara viðhaldsflokka (Tíðni í árum). Tillaga að þessu hvorutveggja fylgir Viðhaldskerfinu sem notandinn getur breytt eftir sínum þörfum og er unnið í undirkaflanum “Flokkun og líftími viðhaldsþátta”.

GRUNNÞÆTTIR VIÐHALDSÁÆTLUNAR

Fljótlegast, þægilegast og öruggast er að stofna grunnáætlunina með því að velja til þess staðlaða áætlun af sömu gerð og stærð og það hús sem verið er að gera áætlunina fyrir.

Byrjað er á að velja skipunina “+ Ný áætlun” og velja síðan (Stöðluð viðhaldsáætlun) í flettiglugga á svæðinu Útbúa áætlun.

Því næst er tegund áætlunar (framkvæmda) valin í flettiglugganum (Veldu áætlun), en þar má velja á milli 22 gerða af húsum. Þá er færð inn stærð hússins í m2 í brúttófleti og valin skipunin “Útbúa áætlun”. Við það verður til stöðluð grunnáætlun fyrir hús af þessari gerð og stærð. Samtímis verður til hliðstæð langtímaviðhaldsáætlun í kafla 4.5 sem þar er fjallað um út frá þeim forsendum.

Grunnáætlun þessi nær til allra verkþátta sem reiknað er með að þurfi viðhalds við í/á húsinu, hvaða viðhaldsþætti hver verkþáttur tilheyrir og magn hvers verkþáttar. Einnig getur notandinn breytt einingarverðum þeirra verkþátta sem fram koma í áætluninni.

Þessa grunnáætlun þarf sá sem vinnur áætlunina að yfirfara og aðlaga sínu húsi. Samþykkja eða skipta út verkþáttum og aðlaga magn hvers verkþáttar að húsinu sem verið er að vinna með. Að þessu gerðu þarf ekki að huga aftur að þáttum grunnáætlunarinnar næstu 80 árin, nema ef húsinu sé breytt.

Notandi getur flutt verkþætti á milli viðhaldsflokka þegar hann gerir grunnviðhaldsáætlunina eða stakar viðhaldsætlanir sem er lýst í kafla 4.6.

FLOKKUN VERKÞÁTTA Í VIÐHALDSÞÆTTI OG LÍFTÍMI VIÐHALDSÞÁTTA

Flokkunin byggist annars vegar á líftíma viðhaldsþáttanna og hins vegar á því að flokkunin stuðli að skilvirkum og jafnframt hagkvæmum viðhaldsframkvæmdum. Þannig eru þættir sem þurfa viðhald á sama eða á svipuðum tíma, settir saman í flokk. Við getum t.d. hugsað okkur málun steinsteyptra útveggja að utan. Þegar sú vinna fer fram er um leið eðlilegt að fram fari viðgerð á skemmdum sem eru á múrnum þ.e. múrviðgerðir þó að þær gætu farið fram oftar eða sjaldnar eftir ástandi múrsins. Ef ætti að fara í múrviðgerðir útveggja að utan á öðrum tíma en málað er þá væri trúlega verið að eyðileggja málningu sem hefði annars enst lengur. Þar fyrir utan fylgir hverju viðhaldsverki fastur kostnaður sem kæmi þá líklega tvisvar fyrir í stað einu sinni. Það væri varla hagkvæmt. Einnig þarf að hafa í huga að ólík verk geta haft í för með sér sama verklið svo sem verkpalla, en þá þarf að nota við mismunandi verk.

Ef viðhaldið væri ekki flokkað á þennan hátt væri stöðug verið að vinna við viðhaldsframkvæmdir, stórar og smáar, í stað þess að draga verkþætti saman í viðhaldsflokka eins og hér er gert og vinna verkin í færri en stærri viðhaldsverkum.

Viðhaldsflokkarnir hafa sömu númer og kaflar byggingarverðskrárinnar, enda sækja liðir kaflans gögn sín í þá kafla í grunnáætlunum. Í undirliðnum “Flokkun og líftími viðhaldsþátta” koma viðhaldsflokkarnir fram. Einnig kemur fram líftími viðhaldsflokksins, en hann kemur sjálfkrafa upp og er ákveðinn af höfundi viðhaldskerfisins. Notandinn getur breytt þessum líftíma finnist honum hann of stuttur eða of langur og gildir þá sú breyting fyrir það verk sem hann er að vinna við. Líftíminn er gefinn upp í árum. Ef líftíma einhvers flokks er breytt þá hefur það áhrif á þann tíma sem eftir er af áætlunartímabilinu, en ekki á þann tíma sem liðinn er.

STOFNA NÝJA VIÐHALDSÞÆTTI OG FLYTJA TIL VERKÞÆTTI MILLI VIÐHALDSÞÁTTA

Ef viðhald á að fara fram á hluta af verkþáttum eða á verkþætti sem sem áður er búið að gera ráð fyrir að sé hluti af skilgreindum viðhaldsþætti, þá má stofna nýjan viðhaldsþátt fyrir þá eða þann verkþátt.

Það er gert með því að stofna nýjan viðhaldsþátt í undirkaflanum „Flokkun og líftími viðhaldsþátta“ (velja plúsinn og skrá inn númer og nafn í form sem birtist) í kafla 4.2 og merkja síðan þessa verkþætti þeim viðhaldsflokki í undirkaflanum “Grunnáætlanir” í sama kafla.

Við þetta birtist þessi nýji viðhaldsþáttur í Langtímaáætluninni í samræmi viðskráninguna og má tímasetja hana þar undir „Næst gert árið“ og vinna hann á sama hátt og áður er lýst hér á undan.

Skýrslur og önnur gögn – Leiðbeiningar

SKÝRSLUR UM VIÐHALDSÞÖRF HÚSA

Oft verða til ýmis gögn varðandi viðhald húsa svo sem úttektir á viðhaldsþörf, vottorð um verklok, tryggingarskjöl vegna viðhaldssamninga, samkomulag um aukaverk vegna viðhalds o.fl. Þessi skjöl eru vistuð í þessum kafla, ef þau eiga ekki heima á öðrum stöðum í kerfinu. Þetta eru verðmæt gögn fyrir þá sem ákveða viðhald hússins þar sem þar má fletta upp á ástandi þess aftur í tímann. Hvað var síðan framkvæmt er lýst í kafla 4.9 Húsbók – Viðhaldssaga hússins.

Farið er inn á undirkaflann „Skýrslur um viðhaldsþörf“ og valin skipunin „Browse..“, náð í skjalið og því hlaðið inn. Ná má í mörg skjöl í einu og einnig má setja við þær dagsetningu, númer ofl.

Ástandsskoðanir – skráning, myndir og magntaka – Leiðbeiningar

Miklir hagsmunir liggja í því að vel sé staðið að viðhaldsmálum fasteigna. Kostaður getur orðið ótrúlega mikill af því að sinna ekki viðhaldinu. Stöðugt eru að koma upp dæmi sem sýna það vel. Einn þátturinn í því að sinna viðhaldinu á besta veg er að átta sig á ástandi fasteignarinnar reglulega og taka fyrstu athugun á því þegar eigandinn tekur við eigninni, nýrri eða gamalli og sinna síðan viðhaldinu reglulega upp frá því. Þannig verður kostnaður vegna viðhaldsins ekki of mikill í lengdina.

Ástandsskoðanir eru hjálpartæki við að átta sig á ástand fasteignarinnar á þeim tíma sem skoðunin fer fram, skrá það, meta og ákveða viðhaldið út frá niðurstöðunum.

Eigendur þurfa að geta treyst því að skoðunin leiði í ljós öll þau atriði sem þarf að takast á við til að halda húsinu í lagi og koma í veg fyrir tjón á því. Ef ekki þá er skoðunin lítils virði og gefur eigandanum falskt öryggi um að húsið sé í lagi og verði það áfram. Oft dugir því ekki sjónskoðun allra þátta við ástandsskoðun hússins.

Ástandsskoðun við eigendaskipti þarf að vera á vegum kaupanda til að hann geti verið þokkalega viss um að húsið sem hann er að taka við sé í lagi, eða ekki og hvað sé þá ekki í lagi. Ástandsskoðun sú sem gerð er með hjálp viðhaldskerfisins leiðir ekki bara í ljós ástand hússins í texta og myndum. Þar sem skráð er samtímis magn þess sem þarf að laga og er hún er líka aðferð til að reikna út kostnað við að laga það sem þarf að laga, þar sem skráð er magn þess og notandi hefur aðgang að einingarverðum byggingarverðkrár Hannarrs.

Munið að allar færslur og breytingar þarf að vista áður en lokað er á gátlistann. Það er gert er með vali á “diskettunni” í hausnum, Ef það er ekki gert þá haldast færslurnar eða breytingarnar sem gerðar voru á gátlistanum ekki inni í honum.

Ástandsskoðun á vegum kaupanda við afhendingu kemur í veg fyrir deilur, málaferli og jafnvel stórtjón ef faglega er að henni staðið.

SKRÁNINGIN

Skráningin fer þannig fram að hakað er við hvaða teikningar liggja fyrir við skoðunina og merkt er við hvort húsið sé í samræmi við útlits- og grunnteikningar. Einnig er þarna tekin afstaða til þess hvort ástæða sé til þess að fram fari áhættugreining eða tæknileg skoðun á ákveðnum þáttum þar sem sem ástandsskoðunin fullnægir ekki kröfum skoðunar að mati skoðunarmanns.

Hakað við í reitinn “Afgr.” við hvern verkþátt þegar hann hefur verið skoðaður af skoðunarmanni. Ef engin athugasemdaskráning er við verkþáttinn og þá er hann í lagi og þarf hann þá ekki viðhalds við. Sé hakað við “Afgr.” og skráðar einhverjar athugasemdir við verkþáttinn þá þarf að framkvæma það sem þar er skráð að mati skoðunarmanns. Til frekari glöggvunar má taka mynd af verkþættinum og vista hann með verkþættinum. Þá er valið merki sem táknar myndir og er við hvern verkþátt og náð þar í myndina/nyndirnar og þeim hlaðið inn. Sé ástandsskoðunin framkvæmd með appi sem fylgir kerfinu þá eru myndirnar teknar með símanum og vistaðar beint inn verkþáttinn. Sjá sérlýsingu á þvi hér á eftir.

Ef nota á gátlistann til ákvarðana um viðhald hússins, þá er magn viðkomandi þáttar einnig fært inn í athugasemdarlínu hans, t.d. hversu marga m2 þarf að mála o.s.frv.

Til að gátlistinn verði gleggri (og styttri) þá má fjarlægja þá þætti sem ekki eiga við. Það er gert með því að haka við í reitinn “Á ekki við” í viðkomandi verkþætti. Þá hverfur sá þáttur þegar vistað er næst. Ef þarf að endurskoða þá ákvörðun þá er valin skipunin “Sýna fjarlægða liði” og birtast þeir þá að nýju.

Í athugasemdareit aftast má síðan færa athugasemdir sem ekki eiga heima annarsstaðar í gátlistanum eða ef athugasemdir rýmast ekki í stuttum athugasemdarreit þáttarins.

Sé gerð skýrsla um ástand hússins getur listi þessi orðinn grunnur að þeim texta sem þar kemur fram og skal gátlistinn vera fylgiskjal þeirrar skýrslu.

ÁSTANDSSKOÐUN UTANHÚSS

Efst í skráningarforminu sést hvaða hús er verið að vinna með, enda sé þá búið að skrá þær upplýsingar undir “Grunnupplýsingar” í kafla 4.1. Vanti upp á skráninguna valin skipunin “Breyta” og færat inn það sem vantar í skráninguna. Útfyllt skráningarform ástandsskoðunar lýsir ástandi hússins á þeim tíma sem skoðunin fór fram. Gott er að vista ástandsskoðunina yfir í undirkaflann “Gögn” sem er gert með því að velja PDF-merkið með diskettumyndinni í hausnum og þá vistast hún þar í PDF-formi. Þar má síðan fletta upp á henni og öðrum ástandsskoðunum sem gerðir hafa verið fyrir húsið, sé þess gætt að vista þær þar.

ÁSTANDSSKOÐUN INNANHÚSS

Ef um er að ræða ástandsskoðun innanhúss þá er ástandi hvers verkþáttar lýst sérstaklega sem á að skoða, í hverju rými.

Skráningarformið fyrir innanhússkoðun íbúðarhúss er formað þannig að gert er þar ráð fyrir hefðbundnum rýmum (herbergjum ofl.), þ.e. sem algengt er að komi fyrir í slíku húsnæði og einnig algengum verkþáttum hvers rýmis. Séu rýmin of fá má bæta við rýmum með því að velja skipun með því nafni. Á sama hátt má fella niður rými sem ekki eiga við, en þá er valið rauða exið sem er í rýmisreitnum.

Skráningarformið fyrir innanhússkoðun atvinnuhúsnæðis er formað þannig að þá er gert ráð fyrir einu rými í byrjun (herbergjum ofl.) og síðan er bætt við rýmum eftir þörfum. Þetta er gert þar sem fjöldi og gerð rýma óþekkt. Rýmum er bætt við á sama hétt með því að velja skipun með því nafni.

Boðið er upp á að sýna hvort rýmin eru í séreign eða sameign með því að velja um það í flettiglugganum ” – Veldu tegund – “.

________________________________________________

Að skrá átandsskoðunina í appi

Skráning ástandsskoðunar getur farið fram á hefðbundinn hátt í kerfinu sjálfu í tölvunni, en einnig má skrá hana í appi og senda skráninguna beint inn í það verk sem verið er að vinna við og sleppa þannig við pappírinn t.d. Erfitt getur verið að skrá á pappír í mismunandi veðrum og síminn er þar fyrir utan þægilegra tæki til skráningar en tölvan.

Þú nærð þér í app sem Hannarr ehf hefur látið hanna í þessum tilgangi, hleður því inn í símann þinn og þar með getur þú náð í gátlistann og fyllt hann út í símanum.

Hér er lýsing á því hvernig þetta er gert og er miðað við Android síma. Lýsing á því hvernig þetta er unnið með iphone síma kemur síðar.

AÐ HLAÐA NIÐUR APPINU

Þú ferð inn í „Play Store“ á símanum þínum, smellir í innsláttarboxið (eða leitarboxið/gluggann) merkt „Google Play“. Þar færirðu inn nafnið BYGG-kerfið og þá velurðu efsta möguleikann, smellir á Install eða Setja upp. Þegar appið hefur hlaðist niður er það tilbúið til notkunar.

AÐ NOTA APPIÐ (Í FYRSTA SINN)

Fyrsta síða Appsins er Innskráningarsíða þar sem þú skráir inn þitt notendanafn og lykilorð. Það eru aðgangsorð notandans (áskrifanda kerfisins) eða aðgangsorð sem notandinn hefur stofnað sjálfur til að nota í þessum tilgangi.

Á næstu síðu færðu lista yfir þau verk sem notandi hefur skráð í kerfinu og velur þar það verk sem við á og ert þá komin/n inn í verkið. Þar næst velurðu hvað þú ætlar að gera, sem getur verið að senda myndir inn í verkið, fylla út gátlista af ýmsum gerðum vegna úttektar verka eða vega gæðakerfa. Einnig geturðu hér náð þér í gátlista fyrir ástandsskoðun sem þú gerir hér og er þar um þrjár gerðir að velja.

FYLLA ÚT SKRÁNINGARLISTANN OG SENDA HANN INN Í VERKIÐ:

Þegar þú ert búin/n að velja þann lista sem þú ætlar að nota þá birtist hann á skjánum eins og hann er í verkinu í Viðhaldskerfinu á þeirri stundu. Ef það hefur verið unnið í gátlistanum áður, þá sést það og eru allar breytingar frá því á ábyrgð þess sem er nú að vinna með gátlistann.

Farið er yfir liði gátlistans og hakað við „Afgr.“ við þá liði sem búið er að ljúka við í samræmi við kröfur verkkaupa.

Við þá liði sem ekki eru í lagi er hakað við „Afgr. á sama hátt, en þar eru einnig færðar inn athugasemdir um ásæðu þess að svo er ekki. Við verkþáttinn má einnig færa inn myndir til nánari skýringa eftir því sem skoðunarmaður telur ástæðu til. Það gefur góða mynd af ástandi verkþáttarins. Til að gera það er klikkað á textalínuna eða á örina lengst til hægri á skjánum, fyrir viðkomandi lið og tekin mynd. Hún færist sjálfkrafa inn í skráningarlista verksins.

Losna má við þá liði sem ekki eiga við í verkinu með því að hakað við reitinn „Á ekki við“ og hverfur hann þá úr listanum.

Klikkað er síðan á örina til baka þegar þessum aðgerðum er lokið og haldið áfram við útfyllingu gátlistans. Aftast í hverjum kafla er vallína sem býður upp á að bæta við lið í kaflann. Sá liður bætist þá við aftast í kaflann.

Í lok hvers kafla gátlistans má einnig færa lengri útskýringar einstakra liða ef á þarf að halda. Og það má einnig gera í lok listans í heild.

Bæta má við köflum t.d. ef skrá á athugasemdir einstakra eigenda og er þá tekið fram hvaða rými hann tilheyrir (t.d. íbúð) og hvaða ábendingar hann er með.

________________________________________________

Langtímaviðhaldsáætlun – Leiðbeiningar

Langtímaviðhaldsáætlanir verða þannig til að Viðhaldskerfið raðar viðhaldsþáttum hússins niður á þau ár sem hún nær til sem eru árin frá því að húsið var fullbyggt og í 80 ár frá þeim tíma. Þetta gerist sjálfkrafa þegar grunnáætlunin er búin til fyrir húsið í kafla “4.2 Forsendur viðhaldsáætlananna”.

Þessar langtímaviðhaldsáætlanir sýna þannig til langs tíma, 80 ára þann kostnað sem fylgir viðhaldi hússins. Slíka áætlun má gera fyrir öll þau hús sem eigandinn á og hefur skráð í viðhaldskerfið.

FRÁGANGUR LANGTÍMAVIÐHALDSÁÆTLANA

Í þessum kafla sér notandinn nú hvaða viðhald viðhaldskerfið reiknar með að fari fram árlega á húsinu og þarna getur hann gert ýmsar breytingar á áætluninni, svo sem:

Breytt líftíma hússins
Flutt til viðhaldsþætti t.d. með hliðsjón af ástandsskoðununum sem gerðar eru áður en endanlega er ákveðið hvaða viðhald skuli fara fram og hvenær

Viðhaldsáætlanir byggja á eftrfarandi þremur þáttum:

Langtímaviðhaldsáætlunin byggir í fyrsta lagi á byggingarverðbanka viðhaldskerfisins, sem er sami verðbankinn og er í BYGG-kerfinu.
Í öðru lagi byggir hún á þeim magntölum sem ákveðnar eru og færðar eru inn í grunnáætlunina í kafla 4.2 Forsendur viðhaldsáætlana.
Í þriðja lagi byggir hún á líftíma viðhaldsþáttanna sem ákveðnir eru í kafla 4.2 Forsendur viðhaldsáætlana

Áætlunin er unnin á eftirfarandi hátt:

Flett er upp í undirkaflanum „Langtímaviðhaldsáætlun”.
Færð er inn dagsetning dagsins.

Þar fyrir neðan má sjá þær Grunnupplýsingar sem kerfið nær sér sjálfkrafa í frá kafla 4.1. Þeim má alltaf breyta með því að velja skipunina “Breyta”

Í þennan reit eru færðar inn nokkrar af forsendunum fyrir réttri viðhaldsáætlun byggingarinnar. Ein af forsendunum er til hversu langs tíma áætlunin eigi að ná frá því að húsið var tekið í notkun, nefnt “Viðhaldstími í árum”. Önnur forsendan sem færð er inn er hvenær “Byggingu var lokið”. Út frá þeirri dagsetningu vinnur viðhaldsáætlunin. Bæði Líftíminn og Byggingu lokið verða að vera skráð til að viðhaldsáætlunin virki.

Í reitinn Forsendur er færður inn líftími hússins í árum. Sjálfvalið er 80 ár sem má stytta.
Í reitinn Byggingu lokið er færð inn sú dagsetningin sem henni var lokið. Dæmi: 01-07-1962. (Gætið þess að nota þetta form).

Þarna eru einnig tveir reitir sem nota má til að sjá hlutfall viðhaldskostnar af nýbyggingarkostnaði hússins, að meðaltali á ári og yfir líftíma þess.

Síðan er diskettan í hausnum valin til að vista upplýsingarnar.

Viðhaldskerfið sleppir ætíð því viðhaldi sem lendir á síðasta ári viðhaldstímanns og á þessum stað er líka val um að sleppa viðhaldi síðustu ára af viðhaldstíma hvers viðhaldsflokks þ.e. að sleppa viðhaldinu þegar minna en 25% er eftir viðhaldstíma viðhaldsflokksins.

Að þessu gerðu er langtímaviðhaldsáætlunin fyrir húsið tilbúin og endist hún næstu 80 árin frá byggingu þess, ef engu er breytt.

Hvenær sem er má uppfæra áætlanir þessar til þeirra einingarverða sem eru í verðskránni á þeim tíma. Einnig má eyða áætluninni í heild með einni skipun.

Grunnvinna viðhaldsáætlana fer fram í kafla 4.2 eins og áður var nefnt, þ.e. innfærsla á verkþáttum, uppfærsla á magni og niðurfelling á verkþáttum, eftir því sem við á.

Eftir grunnvinnuna vinnur áætlunin nú út frá réttum upplýsingum um verkþætti og magn eins og lýst var hér á undan. Einnig vinnur hún út frá flokkun verkþáttanna í viðhaldsflokka, en þeir eru innbyggðir í viðhaldskerfið.

Skoða má í dálkinum „Nánari skýringar“ í Langtímaviðhaldsáætluninni hvaða verkþættir eru í hverjum viðhaldsflokki. Því má breyta sem gert er í Grunnáætluninni.

Safnað er saman þeim verkþáttum sem eðlilegt er að vinna samtímis í viðhaldsflokka, að teknu tilliti til líftíma verkþáttanna.

Lesa má í dálkinum „Tíðni í árum“ hver áætluð tíðni viðhalds hvers viðhaldsflokks er. Þessari tíðni má breyta og er það gert í kafla „4.2 Forsendur viðhaldsáælananna.

Eðlilegar skýringar geta verið á því að rétt sé að færa til viðhald, flýta því eða seinka. Þetta má gera í langtíma viðhaldsáætluninni með því að færa inn ártal í reitina „Síðast gert“ eða „Næst gert“ fyrir þann eða þá viðhaldsþætti sem á að færa til. Það viðhald sem á eftir kemur færist þá einnig til um sama árafjölda.

STOFNA NÝJA VIÐHALDSÞÆTTI OG FLYTJA TIL VERKÞÆTTI MILLI VIÐHALDSÞÁTTA

Langtímaviðhaldsáætlunin sýnir hver viðhaldskostnaðurinn muni verða samkvæmt áætluninni, hvert ár yfir líftíma hússins (80 ár), hver hann verði að meðaltali á ári og hver hann verði í hvert sinn sem viðhaldið fer fram.

Val er um það hvort sleppa skuli viðhaldi í lok líftíma hússins, í samræmi við meðfylgjandi skýringar og hvort um sé að ræða gildandi viðhaldsáætlun sem komi þá fram í yfirliti yfir viðhaldskostnað allra eigna viðkomandi, næstu 20 árin.

Viðhaldskerfið nær til viðhalds húsa í heild, bæði sameignar og séreigna og einnig til viðhalds utanhúss og innan. Stöðluðu viðhaldsáætlanirnar vinna t.d. þannig að allir verkþættir viðhalds eru teknir með.

Það getur því verið ástæða til að vinna með fleiri viðhaldsáætlanir fyrir sömu fasteignina, t.d. þannig að húsfélagið stofni sérstaka áætlun fyrir sig sem innihaldi þá verkþætti sem húsfélagið ber ábyrgð á, aðra ekki. Einfaldast og fljótlegast er að gera það með því að stofna staðlaða viðhaldsáætlun og fella þar brott liði sem ekki eru á vegum húsfélagsins (það sem tilheyrir séreignum t.d. í íbúðarhúsum).

Almennt má segja að líftími viðhaldsþátta sameignar byggi að mestu á „fysiskri“ endingu á meðan líftími séreigna byggi oft á tæknilegri endingu og kröfum um útlit og tísku.

Þetta er flókið mál og viðhorfin mörg eins og kemur fram í greinargerðinni Hugsað um húsið – greinargerð um viðhald bygginga, sem má fletta upp á hér.

Stakar viðhaldsáætlanir, ársáætlanir og verkbeiðnir – Leiðbeiningar

Hér er annars vegar unnar út ársáætlanir út frá þeim áætlunum sem verða til í langtímaáætlunum og grunnáætlunum og hins vegar stakar áætlanir út frá ástandsskoðunum. Einnig er hér að finna verkbeiðnaform sem nota má til að senda beiðnir um viðhald beint úr viðhaldskerfinu.

Viðhaldsverkum fylgir kostnaður vegna undirbúnings, stjórnunar, eftirlits o.fl. Þar er t.d. um að ræða úttekt á ástandi hússins, útboð og/eða samningagerð vegna viðhaldsframkvæmdanna, eftirliti með þeim, aðstöðu, ófyrirséða verkþætti o.fl. Þessir þættir leggjast við sem prósenta á heildarupphæð annarra þátta og breytast með breytingu á henni. Þessu má breyta með því að fjarlægja prósentuna sem kemur fram í þessum liðnum, lengst til hægri. Við það verður prósentuálagið óvirkt og notandi ákveður þá upphæðina sjálfur. Dæmi um hvenær það á við er þegar skoða á kostnað verktakahlutans í verkinu sérstaklega.

Áður kom fram að grunnáætlanir sækja sér einingarverð og uppfærslur þeirra í verðbanka Hannarrs. Þetta gera viðhaldsáælanirmnar einnig á sama hátt.

Notandi viðhaldskerfisins er nú einnig með í höndunum áætlun yfir hluta af samningsgögnum við verktaka fyrir það viðhaldsverkið sem stendur til að vinna. Þetta er nákvæm magnskrá yfir það sem á að gera ásamt stöðluðum verklýsingum verksins.

Sé hann jafnframt notandi BYGG-kerfisins þá vistar hann magntöluskrána án einingarverða í undirkaflanum Gögn í þessum kafla og einnig verklýsingaskrána og eru þær þá tilbúnar þar sem hluti af útboðsgögnum/samningsgögnum við viðhaldsframkvæmdirnar, sjá kafla 2.1 í BYGG-kerfinu, útprendun í PDF formi, “Útboðsgögn – heild”.

Þar sækir hann þessar tvær skrár verksins í viðhaldsáætlunina og önnur gögn í BYGG-kerfið sjálft, sem hann þarf á að halda til að bjóða út verkið og/eða ganga frá samningi við verktaka um það.

Vísað er á heimasíðu Hannarrs ehf www.hannarr.com og þar á Tölvukerfi til að sjá lýsingu á notkun BYGG-kerfsins.

Munið að vista ætíð allar færslur (vista með disklingnum í hausnum).

Notanda er bent á að vista ætíð „Viðhaldsáætlun ársins“ og “Stakar viðhaldsáætlanir” á svæðinu „Gögn“ í þessum kafla, sem sýnir það viðhald sem raunverulega fór fram. Með því móti er alltaf hægt að fletta upp á hvað var í raun gert og hvað það kostaði á þeim tíma sem viðhaldið fór fram.
Gert er ráð fyrir að Þessi gögn verði einnig hluti af gögnunum “Húsbók – Viðhaldssögu hússins” sem er í kafla 4.9 í viðhaldskerfinu og vistuð þar. Þessi bók segir viðhaldssögu hússins, hvað var gert og hvenær, hvaða efni voru notuð, hvernig verkið var unnið og af hverjum. Þessi bók tekur við af Handbók hússins, sem er nú afhent eiganda við lok framkvæmda, í samræmi við mannvirkjalög.

VIÐHALDSÁÆTLANIR ÁRSINS

Í þessum undirkafla er unnin viðhaldsáætlun út frá langtímaáætluninni. Valið er það ár sem áætlunin á að ná til, sem gert er í valglugga á skjánum og nær kerfið þá í áætlun þess árs í langtímaáætlunina.

Ákveða þarf þarna hvort þeir þættir sem langtímaáætlunin gerði ráð fyrir skuli unnir á því ári sem langtímaviðhaldsáætlunin gerði ráð fyrir, þeim flýtt eða frestað. Þá ákvörðun ætti ætíð að taka út frá ástandsskoðun sem þá hefur verið gerð.

Notandinn getur breytt ársáætluninni eins og hann telur réttast að gera án þess að það hafi áhrif á langtímaáætlunina. Þannig getur hann t.d. frestað dýrum framkvæmdum ef hann hefur komist að þeirri niðurstöðu að þær megi bíða í einhvern ákveðinn tíma án þess að tjón verði af. Einnig getur hann bætt við þáttum sem eru til í byggingarverðskránni eða búið til nýja.

Þegar búið er að yfirfara verkþætti áætlunarinnar eftir því sem notandinn telur þörf á og breyta því sem hann ákveður, þá er áætlunin tilbúin og má þá sækja hana sem PDF-skjal og prenta hana út.

Góð regla er að sé einhverjum viðhalsþætti flýtt eða seinkað, þá sé breytingin færð inn í langtímaáætlunina sem frestað er eða flýtt dálkinn “Næst gert árið”, Þannig helst gildandi líftími viðhaldsþáttarains áfram inni í kerfinu.

Ef notandinn breytir í ársáætluninni og færir ekki breytinguna inn í liðinn “Næst gert árið” þarf hann að gæta þess að það hafi ekki áhrif á áframhaldandi viðhaldsþörf sömu liða. Ef ákveðið er t.d. að fresta einhverju viðhaldi þá er líklegt að það þurfi að vinna það upp síðar sem getur kallað á breytingar í langtímaáætluninni.

Einnig getur ástæðan verið að tíðni viðhaldsins ætti að vera önnur en gert var ráð fyrir til frambúðar og þá er því þá breytt í undirkaflanum Flokkun og líftími viðhaldsþátta í kafla 4.2 Forsendur viðhaldsþátta.

STAKAR VIÐHALDSÁÆTLANIR

Í þessum undirkafla eru unnar viðhaldsáætlanir út frá ástandsskoðunum eða öðrum upplýsingum og/eða ákvörðunum.

Af ýmsum ástæðum er líklegt að það þurfi að breyta tímasetningu einhverra viðhaldsþátta frá því sem langtímaviðhaldsáætlunin gerði ráð fyrir og einnig að grípa þurfi til viðhalds sem ekki var yfirleitt gert ráð fyrir. Til þess eru notaðar þessar „Stöku viðhaldsáætlanir“.

Byrjað er á að gera ástandsskoðun (sjá kafla 4.4) og er staka viðhaldsáætlunin unnin út frá henni. Þar koma fram þeir verkþættir sem þurfa viðhalds við samkvæmt skoðuninni og magn þeirra ásamt athugasemdum og myndum.

Farið er síðan inn í undirkaflann “Viðhaldsáætlanir út frá skoðunum” og valin þar skipunin +Ný áætlun og síðan valinn er áður nefndur gátlisti ástandsskoðunar (Veldu gátlista). Áætluninni er gefið heiti og valin skipunin “Útbúa áætlun” og þá er orðin til stök viðhaldsáætlun með þeim verkþáttum sem ástandsskoðunin og viðhaldskerfið lögðu til. Áætlunin birtist á tölvuskjánum í formi tillögu og um leið aðgangur að byggingarverðskrá Hannarrs. Þar er áætlunin yfirfarin, felldir niður verkþætti og öðrum bætt við og magn yfitfarið og leiðrétt.

Ef framkvæmdir sem ákveðnar eru með stökum viðhaldsáætlunum hafa áhrif á viðhaldsþætti þá sem koma fram í langtímaviðhaldsáætluninni þá þarf að uppfæra hana þannig að hún sýni rétt áframhaldandi viðhald þeirra þátta. Til þess er notuð skipunin “Næst gert árið” sem er í kafla 4.5 Langtímaviðhaldsáætlun, sem færir viðhaldið þess viðhaldsflokks yfir á það ár og framhaldið í sama hlutfalli.

Þægilegast er að nota Appið sem fylgir kerfinu við að skrá ástandsskoðun hússins vegna viðhaldsins. Því er lýst í kafla 4.4 Ástandsskoðanir.

VERKBEIÐNIR

“Verkbeiðni vegna viðhalds” er form til nota sem beiðni um viðhald á eign og er vísað þar í ástandsskoðunarlista sem er sendur með, eða vísað í.

Þegar viðhald er áætlað þá er gerð ástandsskoðun á húsinu eða á þeim hluta þess sem áætlað er að komi til viðhalds og áætlaður kostnaður við að laga það sem þarf til að koma því í það ástand sem stefnt er að. Þessu er lýst í köflunum hér á undan.

Verkbeiðnin er form fyrir þá sem sjá um ástandsskoðun eignarinnar og viðhaldsáætlanir, hvort sem það er eigandinn, notandinn eða úttektarmaður. Verkbeiðnin er notuð til að skrá beiðni um viðhald sem skráningarmaður telur að þurfi að fara fram á eigninni.

Verkbeiðnarformið er fyllt út eins og þar er gert ráð fyrir og það vistað. Verkbeiðnina má síðan senda með tölvupósti beint úr kerfinu ásamt verkáætlun, sem viðhengi og sem er valin er úr flettilista yfir þegar gerðar gátlistaáætlanir.

Þó að skráningarmaður og eigandi sé sami aðilinn getur verið gott að nota verkbeiðnarformið þannig að auðveldara sé að rekja viðhaldssögu hússins.

Eigandi/umsjónaraðili eignarinnar fer yfir áætlunina og samþykkir hana, breytir henni eða hafnar henni, allt eftir því hvað hann ákveður hverju sinni. Hann skráir á verkbeiðnina hvaða afgreiðslu hún fær og vistar hana í kafla „4.9 Viðhaldssaga hússins“ ásamt lýsingu á framkvæmdinni sem fram fór vegna beiðninnar og eru þær skráningar þar ætíð aðgengilegar fyrir eiganda/umsjónaraðila til að fletta upp á.

Fundir um viðhaldsmálefni – Leiðbeiningar

FUNDARGERÐIR VEGNA VIÐHALDS

Þar á eftir kemur liður sem nefnist “Fundargerðir” sem er aðalundirkafli þessa kafla. Þar er boðið upp á að skrá og vista fundargerðir á meðan fjallað er um viðhald hússins, áætluð þörf, reiknaður kostnaður o.s.frv.

Til þess að fundur geti farið skipulega fram er nauðsynlegt að stuðst sé við fyrirfram ákveðnar reglur, þ.e. fundarsköp. Fundarstjóra er falið mikið vald á fundum. Úrskurðum hans og ákvörðunum um fundarsköp má þó ætíð bera undir atkvæði fundarmanna. Skýrar reglur takmarka jafnframt vald fundarstjóra til misbeitingar á því.

Fundi skal halda reglulega á meðan á viðhaldi stendur, nema aðilar komi sér saman um annað. Fundargerðir ritar eftirlitsmaður verkkaupa eða annar sem aðilar koma sér saman um.

Mælt er með að aðilar komi sér saman um að fundarritari sendi öllum fundarmönnum afrit af fundargerðinni a.m.k. 2 dögum fyrir næsta fund og að þeir sem ekki gera athugasemdir við fundargerðina á þeim fundi teljist samþykkir henni.

Síðasti liðurinn er Gögn, en þar má halda utan um gögn sem tilheyra þessum kafla, t.d. fundargerðir í PDF formi og önnur gögn sem æskilegt er að geyma og tilheyra kaflanum. Í skýringarglugga á svæðinu má færa inn skýringar við þessi gögn eftir því sem notandi telur ástæðu til.

Efnisupplýsingar – Leiðbeiningar

LÝSING Á HELSTU EFNISÞÁTTUM OG TÆKNIBÚNAÐI

Undirkaflinn “Efnisupplýsingar viðhaldsþátta” er form til að halda utan um upplýsingar um efni og tæknibúnað sem notað er við þau viðhaldverk sem unnin eru vegna fasteignarinnar.

Undirkaflanum er skipt niður í svæði þar sem færðar eru inn efnisupplýsingar í samræmi við heiti hvers svæðis.

Í Reitinn “Lýsing” eru færðar nánari upplýsingar um verkið sem gagnlegar eru síðara viðhaldi hússins, svo sem um efni litanúmer ábyrgðarskírteini ofl. sem getur gagnast við ákvarðanatöku og auðveldar vinnu við síðara viðhald byggingarinnar.

Í reitinn “Annað” eru færðar aðrar gagnlegar upplýsingar um viðhaldsverkið.

Bæta má við tölvutækum gögnum um verkið eftir því sem notandinn vill, með því að nota skipunina “Bæta við skrá”.

Að lokum eru færslurnar vistaðar með skipuninni “Vista” og raðast þá sú nýjasta efst. Hægt er að bæta við og breyta þessum færslum þegar notandi vill, en eins og´við færsluna í upphafi þarf að muna að vista færslur.

Húsbókin – fyrri viðhaldsverk – Leiðbeiningar

Markmiðið með því að halda utan um upplýsingar um fyrri viðhaldsverk er að auðvelda ákvarðanatöku um hvenær tímabært sé að fara út í viðhald sömu þátta að nýju og hvernig skuli standa að því.

Notanda kerfisins er bent á að vista ætíð „Viðhaldsáætlun ársins“ í þessum kafla, en hún sýnir það viðhald sem raunverulega fór fram og hvenær. Gert er ráð fyrir að Þessi gögn verði þannig hluti af “Húsbók – Viðhaldssögu hússins” sem þessi kafli heldur utan um. Húsbókin segir viðhaldssögu hússins, hvað var gert og hvenær, hvaða efni voru notuð, hvernig verkið var unnið og af hverjum. Þessi bók tekur við af Handbók hússins, sem er nú afhent eiganda við lok byggingar hússins í samræmi við mannvirkjalög.

FYRRI VIÐHALDSVERK

Undirkafli þessi “Fyrri viðhaldsverk” er form til að halda utan um upplýsingar um fyrir viðhaldverk sem unnin hafa verið vegna fasteignarinnar. Með hliðsjón af þessum upplýsingum má t.d. ákveða nánar hvenær viðhald skuli fara fram næst.

Í upphafi er valin er skipunin “Ný færsla” og síðan skráðar þær upplýsingar sem gert er ráð fyrir í byrjun, svo sem númer viðhaldsverksins, á hvaða ári það fór fram, hver var verktakinn, stutt lýsing á verkinu og hver heildarkostnaðurinn var. Ætíð verður að vista færslur í lokin með skipuninni “Vista” til að þær geymist.

Í Reitinn “Lýsing” eru færðar nánari upplýsingar um verkið sem gagnlegar eru síðara viðhaldi hússins, svo sem um efni litanúmer ábyrgðarskírteini ofl.

Í reitinn “Umsögn um verktaka” færir notandi reynslu eigenda af verktaka, samskiptum við hann og hvernig verki hann skilaði.

Í reitinn “Annað” eru færðar aðrar gagnlegar upplýsingar um viðhaldsverkið.

Bæta má við tölvutækum gögnum um verkið með því að nota skipunina “Bæta við skrá”.

_________________________________________________________________

Upplýsingar um allar fasteignir – Leiðbeiningar

VIÐHALDSMARKMIÐ EIGANDA

Mikilvægt er að viðhald sé ákveðið og framkvæmt í samræmi við vilja eiganda. Af þeim ástæðum er hér gert ráð fyrir að þessi markmið séu skráð og fylgir hér með tillaga að þeim. Ekki ber að taka þessa markmiða lýsingu sem gildandi markmið eiganda fyrr en hann hefur farið yfir og samþykkt þau, breytt þeim, eða skráð önnur í staðinn.

FASTEIGNIR Í VIÐHALDI

Hér er um að ræða skrá yfir þær fasteignir sem eru skráðar í viðhaldskerfi notanda. Þetta er því yfirlit þar sem kemur fram heimilisfang og kennitölur eignarinnar svo sem staðgreinir, landnúmer og matshluti. Hægt er að fara beint inn í skráningu viðkomandi verks (húss) frá þessu yfirliti.

DAGBÓK UMSJÓNARMANNS VARÐANDI ALLAR EIGNIR

Form fyrir dagbókarfærslur yfir umfjöllun um viðhaldsmálefni eignanna allra eða fleiri en einnar. Þarna eru skráningar um viðhaldsþörf eignanna, skráðar ástandsskoðanir sem gerðar eru á þeim, viðhaldsáætlanir, viðhaldsákvarðanir og athugasemdir um viðhaldsmálefni þeirra. Ekki er gert ráð fyrir að fjallað sé hér um viðhaldsmálefni sem bundið er við einstakar eignir, það er frekar gert í köflum sem byrja á tölunni 4.

Viðahaldskostnaður alla eigna næstu árin – Leiðbeiningar

VIÐHALDSKOSTNAÐUR ALLA FASTEIGNA EIGANDA

Í þessum kafla er flett upp á yfirliti sem sýnir áætlað viðhald allra skráðra eigna notanda kerfisins næstu 20 árin. Yfirlit þetta sýnir, sjálfkrafa, upplýsingar hvers árs fyrir öll allar skráðar eignir (hús) og allra skráðra húsa samtals. Lesa má áætlaðan kostnað hvers árs og hvers húss næstu tuttugu árin og allra húsanna samtals yfir sama tímabil.

Kerfið velur þá áætlun eða þær áætlanir sem merktar eru sem „Gildandi viðhaldsáætlun“ í kafla 4.5 Langtímaviðhaldsáætlanir.

Áætlanirnar geta verið fleiri en ein fyrir hvert hús. Gæta verður þá þess að ekki sé um tvítekningu að ræða á sömu viðhaldsþáttunum.

Þetta er einfaldlega gert með því að velja undirkafla með nafninu “Viðhaldskostnaður allra eigna næstu árin.

Fara má inn í viðhaldsáætlun hvers verks til nánari skoðunar eða vinnslu, með því að smella á merki við nafn áætlunarinnar.

Viðhaldsáætlanir sýna viðhaldsþörf hverrar eignar og áætlaðan kostnað viðhaldsins. Nauðsynlegt er að fylgjast með þeim útgjöldum sem fylgja í viðhaldinu. Enn frekar er nauðsynlegt að fylgjast með þessum útgjöldum ef eignirnar eru margar. Útgjöld vegna viðhalds fasteigna eru alltaf mikil og geta orðið enn meiri ef viðhaldinu er ekki sinnt eða ef það framkvæmt áður en það er tímabært, en það síðarnefnda er þó sjaldan veruleikinn.

Fundir um viðhaldsmálefni allra eigna – Leiðbeiningar

FUNDARGERÐIR

Fremst í þessum kafla er þetta yfirlit sem segir til um hvaða gögn eru í kaflanum og hvernig skuli vinna með þau og þar á eftir kemur undirkaflinn “Leiðbeiningar” sem lýsir hvernig skuli vinna með þá undirkafla sem eru í kaflanum. Þar á eftir kemur liður sem nefnist “Fundargerðir” sem er aðalundirkafli þessa kafla. Þar er boðið upp á að skrá og vista fundargerðir á meðan fjallað er um viðhald hússins, áætluð þörf, reiknaður kostnaður o.s.frv.

Fundi vegna viðhaldsmálefni allra eigna skal halda þegar fjallað er um viðhald fleiri eigna en einnar, nema aðilar komi sér saman um annað. Fundargerðir ritar umsjónarmaður eignanna eða annar sem aðilar koma sér saman um.

Mælt er með að aðilar komi sér saman um að fundarritari sendi öllum fundarmönnum afrit af fundargerðinni eigi síðar en viku eftir síðasta fund en þó ekki síðar en 2 dögum fyrir næsta fund ef stutt er á milli funda og að þeir sem ekki gera athugasemdir við fundargerðina innan næsta fundar teljist samþykkir henni.

Hér má lesa greinargerð um viðhald bygginga: Hugsað um húsið