Viðhaldskerfið
Viðhaldskerfið er öflugt tölvukerfi á netinu, gert fyrir þá sem koma að viðhaldi húsa á einhvern hátt. Um getur t.d. verið að ræða umsjónarmann fasteigna sveitarfélags, fasteignafélags eða leigufélags.
Kerfið er heildarkerfi sem gerir notandanum tillögu að viðhaldi hússins sem hann er að vinna með og sem hann aðlagar að húsinu.
Í hverjum kafla kerfisins eru leiðbeiningar um það hvernig skuli vinna með þá þætti sem eru í kaflanum og hvar og hvernig þeir eru vistaðir.
Vegna þess að kerfið er á netinu getur notandinn hvenær sem er og hvar sem hann er staddur, flett upp á verkinu og útfært þar það sem að honum snýr.
Kerfið nær til allra þátta venjulegs viðhalds og ekki þarf annað kerfi til að halda utan um gögn viðhaldsins. Þar eru form, eyðublöð og handbækur og þar eru færðar fundargerðir og dagbækur o.s.frv. Markmiðið er að kerfið spari mönnum vinnu og kostnað og svari spurningum þeirra um viðhaldskostnað hússins til lengri og skemmri tíma, á réttu verðlagi hvers tíma.
Með Viðhaldskerfinu er tryggt að ætíð sé unnið með rétt gögn og að allir vinni með sömu gögnin og ekki þurfi að geyma nein gögn í möppum upp í hillum.
VIÐHALDSKERFIÐ
UPPBYGGING KERFISINS
Viðhaldskerfið inniheldur ellefu kafla og hver þeirra þrjá til sex undirkafla. Notandi getur veitt völdum aðilum aðgang að kerfinu og ákveðið þá hvort þeir hafi fullan aðgang eða lesaðgang.
Viðhaldskerfið leiðir notandann í gegnum ferlið, skref fyrir skref og lætur hann vita hvað hann þarf að hafa í huga og hvað hann eigi að gera á þeim stað þar sem hann er sdaddur í kerfinu hverju sinni.
Leiðbeiningar þessar eru í öllum köflum kerfisins
Í Viðhaldskerfinu má vinna með gögn af mismunandi gerðum, færa inn texta, myndir, PDF skjöl og önnur tölvutæk gögn. Þannig getur notandinn unnið með og vistað gögn sem unnin eru í Viðhaldskerfinu sjálfu og jafnframt notað utanaðkomandi gögn og vistað þau í Viðhaldskerfinu.
Sem dæmi um form í Viðhaldskerfinu má nefna form fyrir skráningu upplýsinga um unnin viðhaldsverk og sem dæmi um eyðublöð má nefna gátlista til að skrá ástand hússins við ástandsskoðun, bæði utan- og innanhúss.
INNIHALD
Auk þeirra þátta sem koma fram í köflum kerfisins, inniheldur Viðhaldskerfið hjálparsíður kerfisins til stillinga í kerfinu svo sem til að setja inn lógó notandans, opna fyrir aðgang að kerfinu og stilla hann og raða verkum á verkefnasstjóra o.fl.
ÁVINNINGURINN
- Einfalt að vinna með. Sjálfvirk tillaga að viðhaldsáætlun.
- Mikill vinnusparnaður. Tillagan aðlöguð að húsinu og gildir síðan 80 ár.
- Með tillögunni aukast líkurnar á að ekkert gleymist.
- Rétt viðhaldsáætlun. Byggir á reynslutölum um viðhaldþætti, magn þeirra og líftíma og einingarverðum í byggingarverðskrá Hannarrs.
- Réttur kostnaður á hverjum tíma. Áætlunin má uppfæra hvenær sem er til verðlags þess tíma.
- Rétt viðhald bygginga. Staðlaður líftími byggingaþátta kemur í veg fyrir ótímabært viðhald, en tryggir jafnframt að viðhaldi sé sinnt eðlilega.
- Notandinn tekur viðhaldsákvaraðanir. Öllum áður nefndum viðhaldsþáttunum, magni, verði og líftíma getur notandinn breytt telji hann ástæðu til þess.
- Kemur í veg fyrir tjón vegna viðhaldsmistaka. Föst regla á ástandsskoðun og mati á viðhaldsþörf kemur í veg fyrir tjón vegna skorts á viðhaldi, rakaskemmdum og sveppamyndun.
- Eftirlit með tíðni og kostnaði viðhalds. Upplýsingar um áður framkvæmt viðhald hússins er vistað í Húsbókinni, hvað var gert og hvenær og hvað það kostaði, hvaða efni var notað, hver vann verkið og hvernig verktakinn stóð sig o.s.frv.
- Sparnaður við viðhaldsframkvæmdir. Sé notandinn jafnframt með BYGG-kerfið færir hann viðhaldsáætlun sína yfir í það kerfi með einni skipun og stjórnar viðhaldsframkvæmdumum sjálfum í því kerfi.
NOKKUR ORÐ UM HELSTU KAFLA VIÐHALDSKERFISINS
VIÐHALD EINS HÚSS
Kafli „4.1 Upplýsingar um húsið“ Inniheldur m.a. upplýsingar um húsið sem koma sjálfkrafa fram í öllum öðrum gögnum þess í kerfinu. Einnig eru þar Han dabók hússins, rekstrarhandbækur kerfa og dagbók umsjónarmanns.
Kafli „4.2 Forsendur viðhaldsáætlana“ Í þessum kafla er grunnurinn lagður að viðhaldi hússins. Þar eru þeir viðhaldsþættir ákveðnir sem koma fyrir á líftíma hússins og einnig líftími hvers viðhaldsþáttar og hvaða verkþættir tilheyri hverjum viðhaldsþætti. Þetta má vinna út frá tillögum sem fylgja kerfinu og notandinn getur nýtt sér.
Kafli „4.3 Skýrslur um ástand hússins“ Skýrslur sem gerðar eru um ástand hússins eru vistaðar í þessum kafla og notaðar við ákvarðanir um áframhaldandi viðhald hússins.
Kafli „4.4 Ástandsskoðanir skráning, myndir og magntaka”. Í þessum kafla er að finna gátlista til nota við ástandsskoðun húsa, bæði utan- og innan, taka og færa inn myndir, færa inn magn og athugasemdir. Mikilvægt er að slík ástandsskoðun fari t.d. fram þegar tekið er við húsi eða þegar viðhald ársins er ákveðið, til að fá vissu fyrir ástandi þess á þeim tímapunkti.
Kafli „4.5 Langtímaviðhaldsáætlun“ Hér birtist viðhaldsáætlun hússins sjálfkrafa fyrir allan áætlaðan líftíma hússins í samræmi við þær forsendur sem notandinn ákvað í kafla 4.2, þ.e. hvaða viðhaldsþættir komi einhern tíma fyrir á líftíma hússins og hvaða magn og líftími hver viðhaldsþáttur hafi samkvæmt því sem þar er ákveðið. Hvorutveggja ákveður notandinn með aðstoð frá kerfinu sjálfu. Þarna birtist viðhald hvers árs allan líftíma hússins.í samræmi við þær forsendur sem ákveðnar voru í kafla 4.2
Kafli „4.6 Stakar viðhaldsáætlanir og verkbeiðnir“. Í þessum kafla eru gerðar viðhaldsáætlanir út frá ástandsskoðun húsa. Þetta eru viðhaldsáætlanir sem ekki eru unnar út frá langtímaviðhaldsáætlunum heldur af einhverjum öðrum ástæðum en þar er gert ráð fyrir. Í þessum kafla er líka form fyrir verkbeiðrir sem sendar eru vegna slíkra áætlana og eru sendar beint úr kerfinu með áætluninni sem viðhengi.
Kafli „4.7 Fundir um viðhaldsmálefni“. Í þessum kafla eru skráðir fundir og vistaðar fundargerðir sem snerta viðhaldsmál hússins.
Kafli „4.8 Lýsing helstu efnisþátta og tæknibúnaðar viðhalds“. Í þessum kafla er haldið utan um upplýsingar um efni og tæknibúnað sem snerta viðhald hússins, efnisbirgja, efnisgerðir, litanúmar o.s.frv.
Kafli „4.9 Húsbók – Viðhaldssaga hússins“. Hér er haldið utan um viðhaldssögu hússins, þ.e. fyrri viðhaldsverk og er m.a. til að nota við ákvarðanir um viðhaldþörf og áframhaldandi viðhald.
Kafli „4.10 Annað“. Í þessum kafla er haldið utan um upplýsingar um annað sem snertir viðhald hússins og ekki er gert sérstaklega ráð fyrir í áður nefndum köflum.
—————————————-
UMFJÖLLUN UM VIÐHALD ALLRA EIGNA SKRÁÐRA Í KERFINU
Kafli „5.1 Upplýsingar um allar fasteignirnar“ Í þessum kafla birtist yfirlit yfir allar fasteignir sem skráðar eru í viðhaldskerfi notanda, nafn, heimilisfang o.s.frv.
Kafli „5.2 Viðhaldskostnaður allra eigna næstu árin” Í þessum kafla birtist yfirlit yfir viðhaldskostna allra húsa notnada næstu 20 árin, hvers fyrir sig og allra samanlagt. Þar má líka skoða og bera saman kosti og galla mismunandi viðhalds til lengri tíma.
Kafli „5.3 Fundir um viðhaldsmálefni allra fasteignanna“ Í þessum kafla eru skráðir allir fundir og vistaðar allar fundargerðir þar sem fjallað er um allar fasteignir sem skráðar eru í viðhaldskerfi notanda.